Документ и информация в системах электронного документооборота: размышления специалиста (2010)

В докомпьютерную эру вопрос о соотношении понятий «документ» и «информация» решался просто. Документ представлял собой некий материальный носитель (чаще всего – лист бумаги), а то, что на нем записано, воспринималось как информация (содержание документа). Передача информации из одной организации в другую (да и внутри организации) представляла собой передачу документов, будь то посредством почты или курьера. Если применялся другой способ (например, необходимые сведения сообщались устно, по телефону), то в документоведении это классифицировалось как бездокументный способ передачи информации. Та порция информации, которая являлась объектом передачи, обычно именовалась «сообщением», и это понятие довольно четко отделялось от понятия «документ». Если сообщение, передаваемое по телефону, тут же под диктовку записывалось, эта запись именовалась телефонограммой. Она имела некоторые реквизиты, позволявшие считать ее документом – в частности, отметку «принял такой-то» и дату фиксации. Но в целом телефонограмма оставалась в рамках бездокументного обмена информацией.

Не вполне укладывались в общую схему телеграф и телефакс. Информация передавалась примерно так же, как и при телефонном сообщении, но технология позволяла автоматически фиксировать ее на материальном носителе, т. е. получать нечто, напоминающее телефонограмму. В случае с факсом это «нечто» внешне выглядело почти так же, как исходный документ. Это обстоятельство сразу же сказалось на разговорной практике: в обиходе появилось выражение «переслать документ по факсу». Но теоретики документоведения подчеркивали, что реальной передачи документа не происходит: на другом конце провода создается лишь его копия. Поэтому на работу с факсовыми сообщениями был распространен порядок, выработанный для ситуаций, когда рассылке подлежал не оригинал документа, а его бумажная копия: распечатка заверялась, в необходимых случаях требовалась досылка оригинала и т.п.

С появлением компьютерных технологий стал возможен новый способ фиксации информации, при котором материальным носителем выступал магнитный диск компьютера. Передавать такую информацию стало очень просто, и на экране другого компьютера ее можно отображать совершенно идентично – настолько, что отличить «оригинал» от «копии» невозможно в принципе. Но оборотной стороной удобства пересылки стало то, что информация в процессе передачи утрачивала связь с первоначальным носителем, а в какие-то моменты существовала исключительно в незафиксированной форме электромагнитных колебаний.

Для обозначения информации, представленной в форме двоичных кодов и предназначенной для передачи и обработки с помощью компьютерных технологий, был предложен особый  термин – «машиночитаемые данные» (machine-readable data), который в повседневном обиходе быстро закрепился в сокращенной форме «данные». Впрочем, наряду с ним продолжает бытовать и более общее понятие «информация».

У многих возникла потребность соотнести с новыми реалиями традиционное понимание документа. Такие попытки предпринимались параллельно с разных сторон. Документоведы внесли определенные поправки в терминологию: понятие «документ» стало обозначать уже не материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве,[1] а зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.[2]Соответственно, если такой документ фиксируется на машинных носителях, все его идентичные по содержанию экземпляры являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.[3]Другими словами, было признано, что в случае передачи информации, например, посредством электронной почты происходит уже не создание копии, а реальная пересылка документа.

Словарь по обработке данных, утвержденный в качестве международного стандарта ИСО, попытался учесть как старую трактовку (документ есть носитель), так и новую (документ есть информация на носителе): документ (document) – носитель данных (a data carrier) и записанные на нем данные, которые, как правило, представляют непрерывную последовательность (is generally permanent) и могут быть прочтены человеком или машиной[4].

Специалисты в области информационных технологий пошли еще дальше и постарались связать понятие «документ» с той порцией информации, которая обрабатывается и пересылается за один прием – т.е. с тем объектом, для которого раньше применялось понятие «сообщение». Это нашло отражение в некоторых определениях:

документ (document) – записанная информация или объект, которые можно использовать как единое целое (which can be treated as a unit)[5];

документ – структурированная совокупность информации, предназначенной для восприятия человеком, которая может быть цельным объектом обмена между пользователями и/или информационными системами[6].

Эти определения родились не на пустом месте – они перекликаются с одним из двух толкований документа в Словаре архивной терминологии, изданном Международным советом архивов: документ – единичный архивный объект (item), запись или рукопись. Обычно физически неделим.[7]

Соответственно, если такая порция информации создается и пересылается в форме данных, то ее можно трактовать как «машиночитаемый документ» или «электронный документ» (electronic document), и это новое понятие становится интуитивно понятным.

В некоторых нормативных актах, включая международные, попытались обойтись без понятия «электронный документ» вообще, полностью заменив его понятиями «электронное сообщение» (electronic communication)или «сообщение данных» (datamessage). Конвенция ООН об использовании электронных сообщений в международных договорах (2007) использует оба эти понятия, придавая одному из них смысловое, а другому – техническое наполнение:

электронное сообщениеозначает любое сообщение, которое стороны передают с помощью сообщений данных;

сообщение данных означает информацию, подготовленную, отправленную, полученную или хранимую с помощью электронных, оптических или аналогичных средств, включая электронный обмен данными (EDI), электронную почту, телеграмму, телекс или телефакс, но не ограничиваясь ими.

Последнее определение дословно повторяет предложенное ранее в Типовом законе ЮНСИТРАЛ об электронных подписях (2001). Оно, в свою очередь, опирается на понятие «электронный обмен данными» (electronic data interchange), которое в соответствующем международном стандарте трактуется как передача от компьютера к компьютеру (деловых) данных в стандартном формате (the computer-to-computer transmission of (business) data in a standard format).[8]

Очень показательно официальное разъяснение Федерального стандарта США по электронному обмену данными, которое напрямую отождествляет сообщения с документами: электронный обмен данными (EDI)– передача от компьютера к компьютеру строго формализованных сообщений (strictly formatted messages), представляющих собой документы (that represent documents), отличные от средств платежа (other than monetary instruments). … Форматированные данные, представляющие документы (the formatted data representing the documents), могут быть переданы от отправителя к получателю посредством телекоммуникаций или физически транспортированы на электронных носителях (electronic storage media).[9]

Многие нормы гражданского законодательства стран СНГ, включая Беларусь и Российскую Федерацию, трактуют передачу информации в электронной форме именно как обмен документами. Помимо Закона «Об электронном документе», отметим статью 404 Гражданского кодекса Республики Беларусь, которая утверждает:

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Эта же норма содержится в статье 194 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь (аналогичную норму имеют кодексы Российской Федерации, из которых она и была заимствована):

Заключение и содержание сделки подтверждаются документом, подписанным обеими сторонами, а также документами, которыми обменялись стороны посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Такой понятийный аппарат хорошо работает, пока мы остаемся в области обмена информацией. Но во многих случаях ее недостаточно отправить и получить. Информацию нужно также хранить, чтобы в необходимых случаях использовать повторно, в том числе предъявить в качестве доказательства. Для таких ситуаций трактовка документа как сообщения явно недостаточна, и об этом говорит уже то, что в упоминавшемся Словаре архивной терминологии Международного совета архивов имеется альтернативное определение: документ – сочетание носителя и записанной на нем информации,  которое может быть использовано в доказательных или справочных целях.

Это определение перекликается, а часто и полностью совпадает со специфическим для англоязычных стран понятием record, которое дословно переводится как «запись», но для адекватного перевода на русский язык обычно требует термина «документ». В Словаре архивной терминологии оно применено скорее как эквивалент понятия «официальный документ»: запись (record)– записанная информация (документ) независимо от формы и носителя, созданная, полученная и сохраняемая государственным учреждением (agency), иным учреждением (institution), организацией (organization) или физическим лицом (individual)в процессе исполнения их правовых обязательств (legal obligations) или деловой активности (transaction of business).

В стандарте ISO/DIS  15489-1:2001 это же понятие приводится в смысле, который соответствует одной из трактовок документа в Словаре архивной терминологии: запись(record) – информация, созданная, полученная и сохраняемая в доказательных или справочных целях организацией (organization)или физическим лицом (person), в процессе исполненияправовых обязательств или в ходе деловой деятельности.

Таким образом, когда речь заходит не просто о передаче информации, но также и о ее сохранении, на первый план выходит фиксация (запись) этой информации на определенный материальный носитель. А это возвращает нас к первоначальному различию документа и сообщения: не всякое сообщение можно считать документом, а лишь зафиксированное на носителе, причем зафиксированное таким образом, что его можно предъявить в качестве доказательства. Отметим, что в русскоязычной терминологии определение документа обычно строится на основе не функционального подхода (для чего он служит), а структурного (из каких элементов состоит). Элементами, позволяющими использовать его как доказательство, как раз и являются определенные реквизиты: подпись, дата создания и т.п. Именно поэтому наличие реквизитов является обязательным признаком в ряде вышеприведенных определений документа. Это объясняется практическими соображениями: если нужно определить, является ли некая информация документом, то гораздо проще установить наличие предусмотренных реквизитов, чем решать не всегда очевидный вопрос, можно ли эту информацию использовать как доказательство.

Мы не будем здесь углубляться в достаточно сложную тему о том, какие реквизиты способны обеспечить достоверность информации, переданной из одной информационной системы в другую, подвергнутой обработке и в конце концов зафиксированной на машинном носителе. Будем лишь учитывать, что такие реквизиты существуют (ЭЦП является лишь одним из возможных решений) и должны сохраняться столько же, сколько хранится сам документ.

Различие, а порой и довольно строгое разграничение понятий «документ» и «сообщение» присутствует в нормативной базе ряда стран СНГ. В российском Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (2006) вместо документа фигурирует «документированная информация», определяемая как зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель. Одновременно в нем фигурирует и электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

Почти дословно совпадают формулировки уже цитировавшегося российского ГОСТ Р 51141–98, который был принят вместо союзного ГОСТ 16487-83: сообщение – информация, переданная и (или) полученная в процессе коммуникации. Напомним, что документ в этом же стандарте определен тоже как информация, но зафиксированная на материальном носителе.

Получается, что в процессе коммуникации информация предстает как сообщение, а после фиксации на носителе – как документ (или как документированная информация). Кстати говоря, соотношение понятий «документ» и «документированная информация» тоже неоднозначно. В российском Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» (1995) они были предложены в качестве синонимов, в формулировке документированная информация (документ). Это выражение затем было дословно воспроизведено в Законе Республики Беларусь «Об информатизации» (1995) и в Законе «О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (1998). В недавно принятом отечественном предстандарте СТБ П 2059-2010 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» применено сочетание: документ; документированная информация.

Между тем в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», заменившем прежний российский закон в 2006 г., равно как и в новом Законе Республики Беларусь «Об информации, информатизации и защите информации» (2008) отождествление понятий «документированная информация» и «документ» больше не присутствует. Оба они говорят исключительно о документированной информации, и это, конечно, не случайно. Если какую-то вещь убирают – значит, она кому-то мешает. Похоже, разработчики и пользователи информационно-телекоммуникационных сетей, на которых в первую очередь ориентированы эти законы, предпочитают говорить об информации: либо передаваемой и получаемой (и тогда их устраивает понятие «электронное сообщение»), либо зафиксированной, т.е. документированной. Но даже в этом случае им предпочтительнее не связывать ее напрямую с традиционным понятием «документ».

Участвуя в разработке Закона Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», автор этих строк предлагал включить в него и общее определение документа. Это предложение не было поддержано другими участниками рабочей группы именно на том основании, что предполагало упоминание о фиксации информации на носителе. Разработчики закона постарались этого избежать.

Причина кроется в том, что представление о передаче информации в информационных системах как о передаче документов есть результат компромисса, попытки «влить новое вино в старые мехи». Все процессы создания, воспроизведения, передачи и хранения информации поддаются четкому и строгому описанию лишь до тех пор, пока мы не пытаемся связать их с понятием документа, определяемого как результат фиксации информации на носителе. Строго говоря, о передаче такого документа посредством информационных технологий говорить не приходится вообще: тот жесткий диск, на котором документ был изначально создан и зафиксирован, в норме никуда не передается. Даже в случае транспортировки информации на сменном носителе ее нужно туда переписать, что ничем принципиально не отличается от временной фиксации сообщения на почтовом сервере перед тем, как оно будет скачано адресатом.

Специалистов можно понять. Они немало сделали для того, чтобы предложить обществу удобную и эффективную систему передачи информации. В ней любое управленческое действие осуществляется на основании данных, сконцентрированных в информационных ресурсах (их иначе так и называют – базы данных). При необходимости управленческое действие можно документировать, т.е. создать соответствующую запись о нем в этой же (или отдельной) базе данных. Достоверность этой записи обеспечивается целым комплексом мер по обеспечению безопасности информационной системы, в которой она хранится. Если информацию о каком-либо действии нужно передать заинтересованным лицам или организациям – формируется сообщение (это может быть и электронная копия бумажного документа), пересылаемое по каналам телекоммуникаций. Для сохранения достоверности на этапе пересылки разработан ряд мер по обеспечению безопасности каналов связи, и именно здесь ЭЦП проявляет себя наилучшим образом. Полученное сообщение импортируется в информационную систему адресата (т.е. вновь превращается в запись, теперь уже в новой базе данных), и отныне его достоверность обеспечивается ее средствами защиты (а потому ЭЦП, по сути, больше не нужна – она свою функцию выполнила). По миновании оперативной надобности можно провести отбор информации, имеющей долговременную ценность, и экспортировать ее в систему архивного хранения – для этого вновь преобразовав в форму электронного сообщения (архивной версии), а если надо – снабдив новой ЭЦП для защиты на этапе пересылки. В архивной системе информация может быть снова зафиксирована в форме записей в информационном ресурсе, а по запросу пользователя вновь выдана в качестве архивной справки, т. е. еще одного сообщения. Наконец, получив такую справку, пользователь может сохранить ее как запись в собственной информационной системе.

И вот вся эта замечательная система буксует, наталкиваясь на неготовность общества отказаться от привычной формы обмена информацией. Последовательные преобразования формы, переменный состав реквизитов? Нет, нам подавайте неизменный документ, который мы снабдим неотъемлемыми реквизитами (включая собственноручную подпись, эквивалентом которой объявим «электронную подпись»), а затем будем пересылать по каналам связи, а вы, будьте добры, обеспечьте его целостность и подлинность (при том, что изменение информации может не оставлять материальных следов, а в процессе обработки могут появиться новые реквизиты, которые тоже надо сохранить – не нарушив целостности первоначального документа, но обеспечив жесткую связь с ним). От таких требований у «информационщиков» голова идет кругом, но они пытаются как-то их выполнять. Получается, честно говоря, не очень.

И беда даже не в том, что описанную выше систему кто-то очень «удачно» нарек «системой электронного документооборота» – не учитывая, что согласно традиционным представлениям, документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (это определение бывшего ГОСТ 16487–83 единодушно сохраняют и российский ГОСТ Р 51141–98, и белорусский СТБ П 2059-2010). Хуже то, что нормы гражданских кодексов, напрямую говорящих об обмене документами посредством электронной почты или иных телекоммуникационных систем, пока никто не отменял, да и вряд ли их можно отменить в обозримом будущем. Остается ведь и целый ряд других случаев, в которых законодательство предписывает создавать, предъявлять или сохранять именно документы. Они, например, являются объектами учета в делопроизводстве и подлежат передаче на архивное хранение, а за их утрату предусмотрена ответственность.

Законодательство стран СНГ полно попыток примирить все подходы. В России для этого включили в закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» следующие положения:

Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

В Беларуси, как и в ряде других стран СНГ, пошли по пути принятия специальных законов об электронном документе или о его обязательном реквизите. Характерно, что разработчики этих законов единодушно ушли от попыток определить базовое понятие «документ», сосредоточившись лишь на указании признаков, отличающих подмножество электронных документов. Как правило, ключевую роль среди них играет ЭЦП, что лишний раз подтверждает акцентированность этих законов на вопросах обмена электронными документами, но не их хранения. Ни в одном из них, кроме российского Закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», речь не идет о фиксации информации на материальном носителе, т.е о той ипостаси современного документа, в которой он предстает как запись. Даже в том законе, где такое упоминание есть, оно используется исключительно в форме отсылок к законодательству по делопроизводству и архивам (отчасти несуществующему): Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации. … Порядок хранения и использования включенной в состав архивных фондов документированной информации устанавливается законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

По сути, рассматриваемое законодательство обращено к другой ипостаси – электронному сообщению. В законах России и Кыргызстана[10]об этом говорится прямо, в других странах вытекает из духа закона или из смысла, который вкладывается в понятие «электронный документооборот».

Так, согласно Закону Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (2003), система электронного документооборота – система обмена электронными документами, отношения между участниками которой регулируется настоящим Законом и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан, а участник этой системы предстает как физическое или юридическое лицо, государственный орган или должностное лицо, участвующие в процессах сбора, обработки, хранения, передачи, поиска и распространения электронных документов.

По украинскому Закону «Об электронных документах и электронном документообороте» (2003), электронный документооборот(оборот электронных документов) – совокупность процессов создания, отправки, передачи, получения, хранения, обработки, использования и уничтожения электронных документов, которые выполняются с соблюдением проверки целостности и в случаях необходимости с подтверждением факта получения таких документов.

Хотя в обоих случаях упоминается процесс хранения, акцент явно сделан не на нем. Это очевидно в казахстанском случае, если учесть, что информация, удостоверенная ЭЦП (а именно этот признак объявлен решающим для электронного документа) совершенно не приспособлена для длительного хранения. Срок действия открытого ключа, с помощью которого такая подпись может быть проверена, по сугубо технологическим причинам не может превышать нескольких лет, о чем автору этих строк уже доводилось писать.[11]В Украине обязательным реквизитом признается электронная подпись в широком смысле, но при этом закон регулирует лишь отношения, связанные с использованием электронных цифровых подписей. Использование иных видов электронных подписей в электронном документообороте осуществляется субъектами электронного документооборота на договорных началах. Следовательно, вне рамок закона остается и процесс их хранения.

Вот это в сложившейся ситуации представляется самым опасным. Пытаясь регламентировать применение электронных документов, трактуемых исключительно в смысле электронного сообщения, мы оставляем вне поля зрения все проблемы, связанные с архивированием электронных записей, а значит – и тех информационных ресурсов, в которых они хранятся. Отрадно, что Республика Беларусь предстает на просторах СНГ единственной страной, в которой кое-что в этом направлении все же делается. В Законе «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» есть важная норма, предписывающая на стадии архивного хранения обеспечивать лишь целостность электронных документов, но не их подлинность (т.е. позволяющая отказаться от необходимости воспроизведения первоначальной ЭЦП и фактически хранить документы в качестве записей в архивном информационном ресурсе). На стадии утверждения находится новая Инструкция по проведению экспертизы ценности и передаче на государственное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, положения которой направлены на отбор не только обновляемых, но и пополняемых информационных ресурсов, подлежащих постоянному хранению. Но немало в совершенствовании нормативной базы еще предстоит сделать.

Возможно, полезным в такой ситуации оказалась бы формулирование нового определения документа, учитывающего обе его современные ипостаси. Например, такого: документ – целостный и идентифицируемый информационный объект, предназначенный а) для передачи достоверной и, в необходимых случаях, официальной информации; б) для фиксации информации и ее сохранения в доказательных и справочных целях.

Такое определение предполагает, что одна и та же информация на разных этапах своего существования может быть отражена в разных документах – например, таких как запись базы данных, сообщение данных и архивный документ (включая и архивную копию базы данных). Это, конечно, влечет за собой изменение традиционных представлений: не изначально созданный документ становится предметом информационного обмена и хранения. Наоборот, информация, нуждающаяся в пересылке, ради этого преобразуется в документ-сообщение, а нуждающаяся в фиксации – в документ-запись. Затем уже информация, отобранная для хранения, обретает форму архивного документа, который во всем, кроме содержания, может значительно отличаться от первоначального документа. Наконец, вторичное использование этой информации предполагается в форме архивной справки, достоверность содержания которой гарантирует архивное учреждение.

Представляется, что такая инновация в сложившихся условиях будет наименьшим из зол.