Электронные архивы: на пути из будущего … в настоящее (2011)

Документы в электронной форме становятся все более привычной чертой окружающего нас мира. Вопросы их архивного хранения переходят из ближайшей перспективы в сферу повседневных забот. Это наглядно продемонстрировал семинар «Актуальные вопросы развития и использования электронных архивов», который состоялся в Минске 12 мая 2011 г.

Семинар был организован Белорусским научно-исследовательским центром электронной документации и Институтом прикладных программных систем Министерства связи и информатизации при содействии Объединенного института проблем информатики Национальной академии наук Беларуси и Шведского агентства Международного развития. В качестве его цели планировалось обсуждение современной практики и производственного опыта, перспектив развития электронных архивов в Республике Беларусь с учетом опыта зарубежных стран и задач реализации концепции электронного правительства.

В работе семинара приняли участие более 100 человек. Среди них – сотрудники БелНИИДАД и БелНИЦЭД, представители органов государственного управления, организаций-разработчиков информационных систем и организаций, эксплуатирующих электронные архивы или собирающихся создавать их в ближайшем будущем.

Работа семинара подразделялась на две последовательные секции. Первая имела название «Политика продвижения и развития электронных архивов». На ней состоялись четыре доклада. Первый из них, представленный автором этих строк, был посвящен терминологии и понятийному аппарату в области электронных архивов. Необходимость остановиться на этом вопросе продиктована тем, что в одни и те же понятия нередко вкладывается разный смысл, что мешает участникам обсуждения понимать друг друга. Так, говоря о хранении документов, нередко не различают, что оно подразделяется на текущее (оперативное) и собственно архивное, которое должно осуществляться специальной организацией или структурным подразделением. Именно такую организацию (подразделение) и следует именовать архивом.

В повседневном обиходе под электронным архивом понимают, как минимум, пять разных вещей:

1. Подсистему оперативного хранения электронных копий (сканов) документов, сопровождающих или заменяющих бумажные оригиналы в делопроизводственных системах;
2. Систему оперативного хранения документов и информационных ресурсов, изначально созданных в электронном виде;
3. Комплекс электронных копий (сканов) бумажных архивных документов;
4. Архив организации (ведомственный архив), способный хранить в том числе и документы в электронном виде;
5. Специализированный архив организации или государственный архив для хранения электронных документов.

В докладе подчеркивалось, что только последние два значения полностью соответствуют профессиональному пониманию архива, поскольку предполагают процедуру перемещения документов, их экспорт из систем оперативного хранения и импорт в архивную систему. При этом, согласно отечественному законодательству, объектами хранения (архивными документами) могут быть не только оригиналы, но и копии на правах подлинников. Поэтому формирование комплекса электронных копий в информационной системе можно расценивать как аналог сдачи документов в архив только при соблюдении дополнительных условий, обеспечивающих достоверность этих копий и их правовой статус. Но даже в этом случае они не всегда могут заменить бумажные оригиналы.

Специалист Национального агентства Швеции по картографии, кадастру и регистрации (Lantmateriet) Кристина Бвире-Лунд представила доклад «Электронные архивы в Европейском союзе и Швеции». В нем рассматривались нормативные вопросы организации архивов в Швеции, особенности международного стандарта ISO 14721:2003, известного какOAIS (Open Archival Information System – Открытая архивная информационная система), и некоторые характеристики электронного архива Lantmateriet, созданного для хранения как электронных копий бумажных документов, накопленных агентством с 1628 г., так и новых документов, изначально создаваемых в электронном виде. Было отмечено, что этот архив начал создаваться до официального принятия упомянутого стандарта и потому не полностью отвечает его требованиям. При обзоре архивной практики Евросоюза автор затронула вопросы доступа к информации архивов посредством информационных систем – в частности, общеевропейского архивного интернет-портала (Archives Portal Europe). Был кратко охарактеризован ряд международных стандартов, содержащих требования по управлению электронными документами в делопроизводственных системах.

Более детально тема международной стандартизация в сфере архивных информационных систем была затронута в докладе, подготовленном совместно Натальей Максимовой (БелНИИДАД) и Андреем Замойским (БелНИЦЭД). Н. Максимова кратко охарактеризовала стандарты по управлению документацией, разрабатываемые под эгидой Международной организации по стандартизации (ISO), и сообщила о планах совершенствования отечественной базы стандартов в этой области, которое будет осуществляться в рамках технического комитета «Управление документами» создаваемого при Государственном комитете по стандартизации Республики Беларусь по инициативе БелНИИДАД. А.Замойский охарактеризовал международные стандарты архивного описания и кодирования архивной информации, в том числе разработанные под эгидой Международного совета архивов. Он также остановился на опыте белорусских архивистов по их освоению и применению.

Доклад Сергея Шаврова (НИРУП «Институт прикладных программных систем») «Электронные архивы в составе инфраструктуры электронного правительства» освещал представления автора о той роли, которую может сыграть электронный архив при реализации административных процедур на основании принципа «одно окно». По его мнению, именно такой архив может выступить в качестве того самого «окна» (front-office), в которое будут изначально поступать все обращения граждан за услугами электронного правительства. Он должен посредством веб-интерфейса взаимодействовать с другими государственными информационными системами, инициировать сбор требуемой информации, обеспечивать документирование хода исполнения процедуры и сохранять как промежуточные отчеты, так и эталонные версии документов, выданных гражданам, отвечать перед ними за конечный результат.

Вторая секция семинара носила название «Технические системы и практический опыт ведения электронных архивов». Открыл ее доклад Маргареты Эрикссон из Национального агентства Швеции по картографии, кадастру и регистрации, в котором более подробно характеризовался электронный архив этого агентства. Одна из целей, для которых он создавался – хранение электронных копий около 75 млн. страниц кадастровых документов, накопленных за предыдущие столетия, включая большое число исторических карт и планов. Архивные документы сканировались на протяжении 2000–2010 гг., снабжались метаданными и помещались в информационную систему, доступ к которой организован удаленно через интернет-портал. Система позволяет регулировать уровни доступа, обеспечивая защиту определенных категорий информации от несанкционированного просмотра. В эту же систему поступают и современные электронные документы из региональных подразделений агентства. На стадии обращения они заверяются цифровой подписью, которая при передаче на архивное хранение удаляется. Дальнейшая достоверность содержания этих документов обеспечивается доверием к уровню защиты архивной системы. Отметим, что в беседе с сотрудниками БелНИЦЭД шведские специалисты признали, что это является проблемным местом, и положительно оценили опыт белорусских архивистов по удостоверению целостности документов на стадии архивного хранения посредством фиксации их контрольных характеристик.

Доклад представителя Национального кадастрового агентства (НКА) Госкомимущества Республики Беларусь Екатерины Зеленской познакомил слушателей с особенностями информационной системы ведения электронного архива организаций по государственной регистрации недвижимого имущества и прав на него. Эта система разрабатывалась при методической помощи шведских специалистов и имеет ряд общих черт с описанной в предыдущем докладе. В качестве модели для нее был использован международный стандартISO 14721:2003 (OAIS), хотя система не полностью соответствует его требованиям. Тем не менее в докладе она именовалась «Архивной открытой информационной системой» (АОИС). Система предусматривает сканирование документов, относящихся к процедуре регистрации земельных участков, которые поступают из региональных подразделений в бумажном виде. Электронные копии сохраняются в едином формате PDF, для их описания используется структура метаданных на основании стандарта ISO 15836:2003 («Дублинское ядро»). Регулируемый доступ к архиву обеспечивается через интернет-портал НКА. В перспективе предполагается переход к ведению регистрационных дел сразу в электронном виде, что позволит отказаться от сканирования и параллельного хранения бумажных оригиналов.

Доклад сотрудника НИРУП «Институт прикладных программных систем» Екатерины Едко был посвящен описанию системы хранения документов в электронном виде этой организации, созданной ее специалистами. Система была представлена как «электронный архив организации», хотя фактически совмещает функции системы оперативного хранения и собственно архива. Она позволяет хранить в качестве единого цифрового объекта (архивного пакета) электронный документ, заверенный ЭЦП, и относящиеся к нему метаданные, структура которых соответствует стандарту ISO 15836:2003. Электронным документом может быть текстовый, графический, мультимедийный файл, программный модуль или архивная копия базы данных. Возможно включение в архивный пакет нескольких документов и общего для них комплекта метаданных. Обеспечивается протоколирование всех событий, относящихся к объектам хранения. Реально в системе, внедренной в эксплуатацию в 2010 г., хранятся электронные копии бумажных документов, связанных с ведением государственного регистра информационных систем, архивные копии баз данных, научно-техническая документация на разработки НИРУП «ИППС»,  распорядительные документы предприятия в электронном виде.

Представитель компании «Новаком Групп» Т. Богданович представил доклад «Хранение электронных документов: проблемы, задачи, подходы к реализации». Заявленный круг проблем рассматривался на основании опыта разработки информационной системы архива электронных документов и информационных ресурсов Фонда социальной защиты населения, внедренной в эксплуатацию в конце 2010 г. Данная разработка представляет собой наиболее полную на сегодняшний день реализацию идеи специализированного архива организации, обеспечивающего ведомственное хранение юридически значимых электронных документов. Основными объектами хранения являются электронные документы персонифицированного учета, поступающие ото всех организаций страны через региональные подразделения Фонда. Специфику решаемых задач определили, во-первых, большой объем документопотока (порядка 50 тыс. документов в день), во-вторых – длительный по меркам информационных технологий срок хранения, который составляет 75 лет, в третьих – высокая социальная значимость: хранимая информация имеет ключевое значение для подтверждения прав граждан на пенсионное обслуживание. Задачи несколько облегчались тем обстоятельством, что формы персонифицированного учета имеют жесткую структуру и единый формат, что позволило обеспечить автоматическое формирование метаданных на основании их содержания. Система предусматривает хранение документов в составе сложных информационных объектов, аналогичных архивным пакетам НИРУП «ИППС». В них включается исходный документ, заверенный ЭЦП организации-отправителя, и комплект автоматически сгенерированных метаданных в формате XML, который позволяет при необходимости сформировать форму внешнего представления на бумажном носителе (фактически – архивную справку по содержанию документа). Учитывая длительность хранения, предусмотрена процедура периодического переподписания информационного объекта цифровой подписью архива, что должно обеспечить достоверность хранимой информации даже при невозможности проверки первоначальной подписи.

В ближайших планах компании «Новаком Групп» – создание типового варианта информационного хранилища на уровне «коробочного продукта», ориентированного на потребности малых и средних организаций. В нем предполагается реализовать возможность работы с разными типами данных как обезличенными «электронными единицами хранения». Этот же принцип будет применен и в отношении источников комплектования архива, выступающих как унифицированные объекты с настраиваемыми атрибутами. Система должна состоять из двух основных модулей («виртуальных машин»), одна из которых обеспечивает внешнюю защиту и управление доступом к архиву, а вторая – управление подсистемой хранения информационных объектов (поддержку целостности и доступности данных, резервирование, восстановление и т.п.).

Завершилась программа семинара докладом представителя Расчетного центра Национального банка Республики Беларусь Дмитрия Мельникова, посвященным автоматизированной системе Центрального архива межбанковских расчетов. Как и в предыдущем случае, архив предназначен для хранения документов, изначально создаваемых в электронном виде и не имеющих бумажных аналогов. Столь же важным является требование сохранения юридической значимости, поскольку речь идет о финансовых документах – платежных поручениях системы BISS.Но в данном случае срок хранения – не более 5 лет. Бумажные документы с такими сроками обычно не подлежат передаче в архив и остаются на оперативном хранении. Специфика электронных документов проявляется в том, что они заверены ЭЦП, срок действия которых меньше, чем требуемый срок хранения самих документов – он не превышает двух лет. Сохранение достоверности возможно только в рамках защищенной информационной системы, которая сочетает функции оперативного и архивного хранения. Помимо платежных документов, архивируются открытые ключи проверки ЭЦП и их сертификаты, что позволяет осуществить проверку подписей, ключи которых уже недействительны. Но этот способ обеспечения достоверности играет вспомогательную роль. Основное значение придается продуманной системе защиты информации, которая исключает несанкционированное изменение содержания документов. В качестве носителя информации избраны не магнитные дисковые массивы, как в большинстве вышеописанных примеров, а библиотека оптических дисков с одноразовой записью (CD-ROM). Помимо этого, управление системой обеспечивают три разных администратора, функции которых разграничены. Один из них отвечает за идентификацию пользователей и управление их правами доступа. При этом сам он не имеет доступа к содержанию архива, за который отвечает администратор автоматизированной системы. Он, в свою очередь, не имеет доступа к настройкам операционной системы. Это является прерогативой администратора ОС.

Интерес представляет реализации функции уничтожения документов, которая достаточно востребована ввиду короткого срока хранения. Поскольку записи на оптических дисках стереть невозможно, уничтожение документа осуществляется виртуально – путем стирания информации о нем из информационной системы архива. Сама же последовательность кодов, составляющая форму внутреннего представления документа, остается на диске до тех пор, пока на нем имеется хотя бы один документ с не истекшим сроком хранения. И лишь когда система определяет, что на данном диске не осталось не уничтоженных виртуально документов, сам диск изымается из библиотеки и подвергается физическому уничтожению.

В целом семинар продемонстрировал, что задача сохранения информации в электронной форме осознана многими организациями и актуальна для них. При этом уже имеется целый ряд впечатляющих технических решений, опыт которых несомненно будет использован в новых разработках. Будущее электронных архивов в нашей стране выглядит достаточно перспективным.