Как обеспечить хранение электронных документов организации (2018)

Архiвы i справаводства. 2018. №4 (118). С. 73–78.

Как обеспечить хранение электронных документов организации

2 мая 2018 года Национальный центр электронных услуг (НЦЭУ) объявил о появлении новой услуги – по предоставлению доступа к автоматизированной информационной системе «Ведомственный архив».

АИС «Ведомственный архив» представляет собой программно-технический комплекс, автоматизирующий процесс деятельности архива организации и предназначенный для реализации функций по архивному хранению электронных документов в государственных органах и иных организациях.

До этого момента организации, в деятельности которых применяются электронные документы, испытывали серьезные трудности с обеспечением их длительного хранения. Напомним, что документы со сроками хранения свыше 10 лет, независимо от вида носителя, подлежат полному оформлению в дела и должны быть переданы в архив организации по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством.[1] Если архив организации не имеет условий для хранения электронных дел, вступает в силу требование: для архивного хранения должны создаваться оригиналы на бумажном носителе, оформленные и подписанные в установленном порядке.[2]

Другими словами, даже при наличии системы электронного документооборота (СЭД), позволяющей создавать электронные документы и подписывать их электронной цифровой подписью (ЭЦП), руководитель организации вынужден для каждого документа, срок хранения которого предполагает его передачу в архив, подписывать и бумажный оригинал. Именно этот экземпляр в дальнейшем помещается в дело, а значит, служба ДОУ должна снабдить его всеми необходимыми реквизитами: проставить регистрационный индекс и дату, а затем перенести на него резолюцию и отметку об исполнении, если они создаются средствами СЭД. Если электронный документ предназначен для отправки в другую организацию, в целях формирования дела требуется досылка бумажного оригинала.

Очевидно, что такая практика увеличивает трудозатраты службы ДОУ и противоречит самой идее перехода на электронный документооборот. Решением этой проблемы является создание в архиве организаций условий для хранения электронных дел, т.е. внедрение информационной системы электронного архива.

Но создавать и поддерживать в архиве информационную систему – сложная и ответственная задача, которая требует значительных финансовых затрат. Она предполагает инвестиции в компьютерное оборудование и оплату труда специалистов в сфере информационных технологий. Далеко не каждая организация готова себе это позволить.

В таких условиях предлагаемый сервис позволяет обойтись сравнительно «малой кровью»: информационная система разворачивается не в самой организации, а в удаленном «облаке» - принадлежащем НЦЭУ центре обработки данных (ЦОД). Там созданы все необходимые условия для надежного хранения электронной информации и ее защиты от несанкционированного доступа. Организация, пользующаяся услугой, просто оплачивает абонентскую плату за пользование облачным сервисом. Доступ же к удаленно хранящимся данным обеспечивается посредством интернет-браузера. Никакого специального оборудования приобретать не требуется.

Напомним, что такое же решение принято и при организации постоянного хранения электронных документов в государственных архивах. О нем рассказывалось в одном из предыдущих номеров нашего журнала.[3] При этом как в информационной системе для государственных архивов, так и в АИС «Ведомственный архив» в основу положена одна и та же разработка компании «Новаком Групп» - программный комплекс «Электронный архив». Поэтому большинство их функций совпадают.

АИС «Ведомственный архив» обеспечивает:

регистрацию пользователей архива и администрирование их полномочий,

согласование описей дел структурных подразделений и передачу электронных документов на хранение,

проверку корректности (форматы, права доступа) входных пакетов и запросов,

учет и каталогизацию на уровне документов и файлов (объектов хранения),

обеспечение целостности электронных документов в течение всего срока хранения,

различные варианты поиска по метаданным,

санкционированный доступ к документам,

их уничтожение или передачу на постоянное хранение.

В подготовке новой услуги принимали участие и специалисты Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации (БелНИЦЭД). В рамках трехстороннего соглашения между НЦЭУ, «Новаком Групп» и БелНИЦЭД, заключенного 17 мая 2017 года, предусматривалось оказание БелНИЦЭД услуги по методологическому консультированию в части соответствия программного обеспечения и АИС «Ведомственный архив» требованиям законодательства Республики Беларусь в области архивного дела и делопроизводства.

В рамках данного соглашения в августе 2017 года специалистами БелНИЦЭД было проведено тестирование  разработанного «Новаком-Групп» программного обеспечения, предназначенного для создания АИС «Ведомственный архив». В процессе тестирования был проверен основной функционал программного обеспечения, зафиксирован ряд замечаний и пожеланий по его доработке.

БелНИЦЭД были также разработаны методические рекомендации для сбора сведений и проведения предварительного обследования заказчика (с точки зрения ведения архива) с целью оказания услуги по подключению организаций к АИС «Ведомственный архив».

Отдельным договором между НЦЭУ и БелНИЦЭД от 30.01.2018 предусмотрено оказание специалистами центра услуги по методологическому консультированию конечных пользователей АИС «Ведомственный архив» по вопросам правил работы архива организации с электронными документами и определения состава документов, подлежащих хранению в АИС «Ведомственный архив».

Чтобы воспользоваться услугой доступа к АИС «Ведомственный архив», организация должна провести определенную подготовительную работу. Прежде всего, СЭД организации должна обеспечивать полное оформление электронных дел, предназначенных к передаче на архивное хранение. Передача дел в архив  осуществляется в составе информационного пакета определенной структуры, содержащего не только электронные документы, но и необходимые метаданные. Следовательно, СЭД должна уметь его правильно сформировать. А поскольку требования к структуре пакета появились вместе с услугой, ранее внедренные в организациях СЭД наверняка потребуют некоторой доработки. В дальнейшем разработчики СЭД планируют привести программное обеспечение, которое они поставляют в качестве «коробочного продукта», в соответствие с новыми требованиями, и в новых версиях СЭД эти требования будут учтены изначально. Как и в случае с доработкой для интеграции с Системой межведомственного электронного документооборота (СМДО), заключение о соответствии новых версий будет давать НЦЭУ.

Каждое рабочее место, с которого будет осуществляться вход в АИС «Ведомственный архив», должно быть оснащено сертифицированным средством выработки и проверки ЭЦП. Полномочия каждого пользователя подтверждаются сертификатом открытого ключа и атрибутным сертификатом, которые нужно предварительно получить вГосударственной системе управления открытыми ключами (ГосСУОК). Для этой цели могут применяться как сертификаты, приобретенные ранее для работы в СМДО, так и сертификаты, дающие пользователям полномочия для работы специально в АИС «Ведомственный архив».

После решения этих задач организация сможет заключать договор с НЦЭУ на предоставление доступа к АИС «Ведомственный архив». Договор предусматривает, среди прочего, и ответственность сторон за сохранность информации, сохранение тайны паролей и ключей ЭЦП.

Первым шагом в рамках договора предусмотрено обследование организации-заказчика специалистами НЦЭУ, с привлечением в необходимых случаях специалистов БелНИЦЭД.

Предварительное обследование организации-заказчика предполагает следующие работы:

1. Анализ локальных нормативных правовых актов, регламентирующих делопроизводство и архивное хранение документов в электронном виде (инструкция по делопроизводству организации, положение об архиве организации и др.).

2. Анализ номенклатуры дел организации-заказчика с целью определения видов документов со сроками хранения «временно свыше 10 лет» и «постоянно», которые могут создаваться только в электронном виде при условии организации архивного хранения, а также со сроком хранения «временно до 10 лет», которые могут передаваться на архивное хранение по решению руководства организации-заказчика.

3. Обследование СЭД организации-заказчика и определение порядка формирования электронных дел, технической возможности для их передачи в АИС «Ведомственный архив»; определение локальными нормативными правовыми актами лиц, ответственных за формирование, оформление электронных дел и их оперативное хранение в рамках СЭД; определение лиц, уполномоченных ставить подписи в процессе передачи дел в архив организации (на описях дел структурных подразделений, внутренних описях электронных дел) и на документах, предусмотренных в процессе передачи дел на постоянное хранение (на описях дел постоянного срока хранения, актах приема-передачи).

4. Анализ документов организации, относящихся к другим, кроме организационно-распорядительной, системам документации (научно-технической и пр.), с целью выявления документов в электронном виде, подлежащих архивному хранению – как уже существующих, так и тех, которые могут создаваться после реализации взаимодействия с АИС «Ведомственный архив»; выяснение технической возможности формирования таких документов в электронные дела и их передачи в архив.

5. Наличие ключей ГосСУОК у лиц, уполномоченных подписывать документы в процессе передачи в архив организации и в государственный архив; определение версий средств ЭЦП, которыми могут быть подписаны документы постоянного срока хранения, с целью установления технической возможности проверки ЭЦП в процессе их передачи на постоянное хранение.

По результатам предварительного обследования могут быть сформированы предложения по устранению недостатков, препятствующих эффективному внедрению АИС «Ведомственный архив» в данной организации.

Если недостатков не выявлено или они успешно устранены, осуществляется внедрение системы. В ЦОД НЦЭУ создается рабочее пространство, доступ к которому будут иметь только уполномоченные работники организации-заказчика после успешной авторизации. Специалисты НЦЭУ проводят обучение пользователей. После этого работник, определенный на роль администратора архива, проходит регистрацию сам и регистрирует остальных пользователей, определяя их роли при работе в системе.

После этого система готова к работе, и организация может приступать к согласованию описей электронных дел структурных подразделений и передаче электронных документов на архивное хранение.

 

 

Вячеслав Носевич

кандидат исторических наук,

директор БелНИЦЭД



[1] Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 октября 2011 г. № 235, от 27 января 2012 г. № 18, от 15 января 2013 г. № 9, от 10 декабря 2014 г. № 240, от 30 декабря 2015 г. № 225). Пункты 181, 204.

[2] Там же. Пункт 236.

[3] Носевич В. Как будет происходить комплектование государственных архивов электронными документами // Архiвы i справаводства. 2018. №2 (116). С. 47–56.