Плюсы и минусы электронного документооборота (2013)
На электронный документооборот (далее – ЭДО) возлагаются немалые надежды в деле оптимизации управленческих процессов. Но пока эти надежды не вполне оправдываются. Автор статьи, имеющий многолетний опыт работы с электронной документацией, предлагает свой взгляд на причины этого.
Несмотря на многолетний опыт внедрения систем ЭДО в органах государственного управления и подчиненных им организациях, большинство официальных документов создается на бумаге. Адресатам в лучшем случае отправляются отсканированные электронные копии, не имеющие даже заверительной надписи и потому обладающие сомнительным правовым статусом. Для подшивки в дело сохраняется бумажный оригинал. Широко практикуется и противоположная мера: распечатка входящих сообщений электронной почты. Такая практика «гибридного делопроизводства» лишь увеличивает нагрузку на службы ДОУ, вынужденные проводить те же действия параллельно с бумажной и электронной версиями каждого документа.
Существуют как минимум четыре разных объяснения такой ситуации:
1. Несовершенство нормативно-правовой базы.
2. Отсутствие технических (финансовых) возможностей.
3. Отсутствие потребности (желания).
4. Отсутствие понимания, как это сделать.
Первое объяснение попросту неверно. Существующие правовые нормы позволяют полностью заменить бумажные управленческие документы электронными, имеющими такую же юридическую силу. Специфика работы с ними, включая и вопросы организации архивного хранения, оговорена подзаконными актами. Ни в коей мере не противоречит законодательству и пересылка документов в электронном виде без ЭЦП. При этом они также могут иметь правовую силу, что уже фактически реализуется при работе с обращениями граждан, поступающими по электронной почте. Речь может идти не столько о несовершенстве нормативной базы, сколько о недостаточном ее понимании, что сразу отсылает нас к четвертому объяснению.
Второе объяснение верно лишь отчасти. Действительно, оптимальным вариантом организации ЭДО является внедрение во всех организациях автоматизированных систем, включающих локальную вычислительную сеть, средства доступа в интернет, определенное количество компьютеров (серверов и рабочих станций) и, наконец, специализированный программный комплекс, именуемый системой электронного документооборота (СЭД). Кроме того, необходимость архивного хранения электронных документов требует соответствующей модернизации архивов организаций.[1]
Внедрение СЭД и систем архивного хранения в государственных организациях, не имеющих собственных средств, неизбежно означает возрастание нагрузки на государственный бюджет. Этот факт надо четко осознавать. Среди представленных на отечественном рынке продуктов доминируют СЭД «Канцлер», «Дело» и «Рекорд», стоимость внедрения которых измеряется, как минимум, десятками миллионов белорусских рублей, а скорее – сотнями миллионов. При этом необходимо учитывать затраты не только на первоначальное внедрение, но и на последующее сопровождение систем. В долгосрочной перспективе именно сопровождение связано с трудно решаемыми проблемами, поскольку требует специалистов такой квалификации, стоимость которых на рынке труда существенно превышает уровень заработной платы в государственном секторе. Для качественного сопровождения на условиях аутсорсинга также могут потребоваться суммы, превышающие возможности государственных организаций.
Но здесь нужно учитывать три вещи. Во-первых, наличие СЭД является желательным, но вовсе не обязательным условием перехода на ЭДО. Его можно организовать, опять-таки в полном соответствии с нормативной базой, по упрощенной схеме: документы готовятся на имеющемся офисном компьютерном оборудовании, пересылаются по обычной электронной почте, а доступ к ним обеспечивается на сервере в локальной вычислительной сети организации – в структуре электронных директорий, соответствующей номенклатуре дел. Это не слишком эффективно, но зато дешево и, главное, позволяет использовать основные преимущества документов в электронном виде: возможность неограниченного тиражирования, быстрой доставки, удобство поиска.
Во-вторых, в ближайшем будущем затраты на внедрение СЭД можно будет минимизировать за счет перехода к «облачным» технологиям, прообразы которых уже имеются (кампания IBA, например, анонсировала скорый выпуск «облачной» версии системы «Канцлер»). При такой схеме пользователям необходимы лишь рабочие станции с интернет-браузерами, а обработка и хранение документов осуществляется в выделенной (и защищенной от других пользователей) области общего удаленного сервера. Правда, и это потребует первоначальных затрат на общегосударственном уровне – на создание надежного и безопасного центра обработки данных, на площадке которого можно будет развернуть «облачные» СЭД для госорганов. Возрастают при этом и требования к надежности и скорости доступа в интернет.
В третьих, если техническое оснащение архива организации не позволяет обеспечить хранение электронных документов, возможен альтернативный вариант: депозитарное хранение на договорной основе. Например, архив электронных документов БелНИЦЭД, основной функцией которого является постоянное хранение документов Национального архивного фонда, уже много лет оказывает услуги по депозитарному хранению документов организаций со сроками хранения 3–5 лет. Хранятся у нас в электронном виде и финансовые документы ликвидированного в 2001 г. «Мосбизнесбанка», по которым регулярно выдаются архивные справки для налоговых органов. Никаких правовых проблем при этом не возникало – даже несмотря на то, что изначально эти документы не имели ЭЦП.
Третье объяснение требует более серьезного внимания. Многие органы государственного управления, уже внедрившие современные СЭД и успешно обеспечивающие их сопровождение (среди них – такие «тяжеловесы», как Администрация Президента, Аппарат Совета Министров), при этом не отказываются от бумажных оригиналов не только исходящих, но порой и внутренних документов. Жалуясь на неудобства «гибридного» документооборота, они не спешат переходить на полностью безбумажный – несмотря на наличие технических и правовых возможностей.
Немаловажен здесь субъективный фактор. Полноценное использование СЭД влечет за собой довольно радикальную ломку устоявшихся практик делопроизводства. Например, становится невозможным создание документа «задним числом». Автоматически фиксируются и становятся легко доступными для контроля такие «мелочи», как фактическое начало и окончание рабочего дня (вход сотрудника в систему и выход из нее), среднее время, затраченное на выполнение аналогичных операций разными сотрудниками, и т.п. Все это требует гораздо более четкой работы всех управленческих звеньев. У рядовых исполнителей для этого часто нет достаточных стимулов – ответственность и требования возрастают, как говорится, за ту же зарплату.
Решающую роль играет позиция руководства. Опыт показывает: о полноценном внедрении СЭД можно говорить только тогда, когда ее начинают использовать первые лица организации – руководитель и его заместители. Именно они способны в максимальной степени ощутить преимущества, которые дает переход на более эффективный стиль работы, и повлиять на мотивацию подчиненных. Если личная заинтересованность руководителя отсутствует, рядовые сотрудники легко находят возможности тормозить внедрение СЭД и убедительные оправдания ее неэффективности.
Отказ от бумажных документов во многом затрудняется психологическими причинами. Многим сотрудникам, особенно старших возрастов, гораздо комфортнее читать текст с листа, чем с экрана. Именно по этому переход на безбумажный документооборот часто провоцирует увеличение расхода бумаги: документ, раньше передававшийся из кабинета в кабинет в картонной папке, теперь пересылается с компьютера на компьютер, и каждый сотрудник распечатывает его, чтобы прочитать с листа, который затем выбрасывает. Но эту проблему преодолеть легко. Как прокомментировал один руководитель, «мы им просто бумаги не даем».
Гораздо сложнее преодолеть предубежденность в отношении достоверности документов в электронном виде. Заверение документа с помощью аналогов собственноручной подписи, не связанных неразрывно с его содержанием, допускает потенциальную возможность фальсификации – либо в промежутке между созданием и отправкой, либо после получения и до передачи в архив. Такой риск существует и для бумажных документов, но достаточно надежным считается применение двух защитных мер: распечатывания официальных документов на бланках, подлежащих строгому учету, и заверения личной подписи печатью, существующей обычно в единственном экземпляре. Обе эти меры при переходе на документы в электронном виде теряют свою эффективность. Осознание этого факта оказывает на государственных служащих столь мощное психологическое воздействие, что обычно они даже не пытаются оценивать вероятность фальсификации, возможность ее распознания и степень риска. Недостаточно надежная, по их мнению, форма документооборота отвергается сразу и бесповоротно.
Между тем большинство документов в нормальной ситуации нет смысла подделывать, или же выгода от такой фальсификации не стоит той возни, которая для этого потребуется. К тому же есть достаточно простые способы создания документов в электронном виде, фальсификация которых окажется столь же неоправданно трудоемкой, как и хищение бланка или перевод подписи и печати с одного бумажного документа на другой с помощью сканера и цветного принтера. Но если привычным защитным мерам мы доверяем, даже сознавая их недостатки, то непривычные вызывают инстинктивное недоверие – даже тогда, когда они объективно более надежны.
Крайне негативно сказалось на перспективах ЭДО то, что мысль государственных управленцев в нашей стране (да и в других странах со схожим менталитетом) изначально пошла по пути поиска не оптимального соотношения рисков и затрат, а самого надежного, гарантированного решения. Поэтому законодательство в отношении электронных документов, разрабатывавшееся в странах СНГ параллельно с ведущими странами Запада, отличалось «параноидальным» уклоном. Международная правовая база в этом вопросе строится на предположении, что наличие потенциальной возможности подделать информацию не является основанием считать такую информацию недостоверной. Все участники взаимодействия считаются честными людьми, пока не доказано обратное. На постсоветском пространстве возобладал иной подход: информация может быть признана достоверной, если ее невозможно подделать.
Принятый в 1996 г. типовой закон ЮНСИТРАЛ «Об электронной торговле» ввел понятие «электронная подпись», определяемое как «данные в электронной форме, присоединяемые или логически ассоциируемые с электронным посланием, которые могут использоваться, чтобы идентифицировать подписавшего это электронное послание, и указывают на одобрение данных подписывающим лицом». Под это определение подпадают, например факсимиле подписи в файле, защищенном от редактирования паролем,или адрес электронной почты, «логически ассоциируемый» с отправляемыми с него сообщениями. Очень схоже трактует это понятие Федеральный закон США«Об электронных подписях в международных и внутригосударственных торговых отношениях», вступивший в силу в сентябре 2000 г. Директива Европарламента «Об электронных подписях», принятая в декабре 1999 г. и полностью вступившая в силу с июля 2001 г., тоже дала схожее определение электронной подписи, но ввела и понятие «усиленной электронной подписи», одним из признаков которой является то, что она «связана с данными, к которым она относится, таким способом, что любое последующее изменение этих данных становится очевидным».
Ни в Законе Республики Беларусь «Об электронном документе», принятом в январе 2000 г., ни в российском Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи», принятом в январе 2002 г., понятия «простой» электронной подписи не было. Оба закона вели речь исключительно об ЭЦП, характеристики которой отвечают требованиям к усиленной электронной подписи. При этом белорусский закон был сформулирован так, что не давал основания считать информацию на машинных носителях, не отвечающую этим требованиям, не только электронным документом, но и документом вообще. В этом смысле он был жестче российского, который признавал электронным документом любую информацию в электронно-цифровой форме, независимо от наличия ЭЦП, хотя и не оговаривал правовые аспекты таких документов.
Тем самым белорусские пользователи систем ЭДО изначально ориентировались не просто на один из возможных вариантов, но на вариант хотя и наиболее надежный, но при этом наиболее сложный в реализации. Он сложен настолько, что большинство студентов-гуманитариев, которым автор этих строк в рамках курса «Технотронное документирование» долго и неоднократно пытается его разъяснить, на экзамене демонстрируют удручающий уровень понимания.
В новом Законе Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» подход кардинально не изменился. Хотя в нем признается возможность существования «иных аналогов собственноручной подписи» (что соответствует простой электронной подписи), а также «документов в электронном виде, подтверждение целостности и подлинности которых осуществляется без применения сертифицированных средств» (примерно соответствует усиленной неквалифицированной подписи), но действие закона на них не распространяется. Чем же надо руководствоваться в отношении таких документов, большинство населения (включая и государственных служащих) не понимает – и потому не рискует. Требования к СЭД, внедряемым в сфере государственного управления, непременно предполагают подписание сертифицированными средствами ЭЦП всех без исключения документов.
Мало кто понимает, что эти требования чрезмерно завышены и просто губят на корню все попытки перейти на полноценный ЭДО. Даже если такое понимание наступает, оно оказывается не в силах преодолеть сложившиеся стереотипы. Поучителен опыт России. При разработке Федерального закона РФ «Об электронных подписях», принятого в апреле 2011 г., была сделана попытка отойти от чрезмерно жесткого подхода. В законе предусмотрены три вида электронных подписей: простая, усиленная и усиленная квалифицированная. Организациям и ведомствам недвусмысленно указывалось: они должны самим определять, какой уровень защиты оптимален для тех или иных документов и ситуаций. Но почти все отреагировали стереотипно: сугубо формально переработали отраслевые и локальные нормативные акты, заменив по тексту упоминания ЭЦП на самый надежный из трех предложенных вариантов – усиленную квалифицированную подпись. При этом никто не задумывался, что применение таких подписей возможно только при условии, что действует общегосударственная система аккредитации удостоверяющих центров, позволяющая признавать их сертификаты квалифицированными.
В итоге к июлю 2012 г., когда новый закон автоматически вступил в силу, практически никто не воспользовался возможностью начать ЭДО по упрощенной схеме, с простой или хотя бы усиленной подписью (на что, видимо, рассчитывали авторы закона). Между тем возможность создавать квалифицированные сертификаты отсутствовала – для этого требовалось создать слишком сложную инфраструктуру. Руководство России вынуждено было пойти на скандальное решение: задним числом пролонгировать действие прежнего закона еще на год, до июля 2013 г. – в надежде, что за это время требуемую инфраструктуру удастся создать.
В нашей стране ситуация аналогична. Государственную систему управления открытыми ключами (ГосСУОК) не удается создать уже много лет. Очередным сроком ее ввода в действие заявлен конец 2013 г. Но по-прежнему нет уверенности в том, что к этому времени система окажется полностью работоспособной. А без нее электронный документооборот госорганов с применением ЭЦП не имеет смысла.
Здесь мы возвращаемся к четвертому объяснению – недостаточному пониманию специфики решаемой задачи. Уровень достоверности, достигаемый за счет применения ЭЦП, не столь высок, как может показаться. Он определяется тем, насколько надежно была обеспечена тайна личного ключа подписи, который, в отличие собственноручного росчерка пера, отделим от владельца. При неправильном хранении ключей вся система дискредитируется. Между тем результаты недавнего анкетирования организаций системы Министерства юстиции, проведенного БелНИЦЭД, выявило довольно тревожные вещи. Хранение носителя с личным ключом в сейфе, общем для нескольких сотрудников, признали 6 % опрошенных организаций, еще столько же хранят ключи не на съемных защищенных носителях, а непосредственно в информационной системе. Еще хуже, что в 66 % организаций вопросы хранения ключей вообще никак не регламентированы[2].
Не всегда понимаются следствия того, что владельцем личного ключа может быть как физическое лицо (конкретный сотрудник), так и организация в целом. Непонимание начинается уже с затруднений при ответе на вопрос: кто же все-таки им является и из чего это следует? С этим разобраться несложно – нужно лишь вникнуть в формулировки в карточке открытого ключа, которую подписывает владелец. Но каждый из вариантов влечет свои последствия. Первый означает, что или сам руководитель должен стать владельцем ключа и лично подписывать все электронные документы (что на практике не всегда бывает удобно), или он должен юридически грамотно делегировать владельцу ключа полномочия на подписание определенных видов документов. Если владельцем ключа является организация, доступ к нему могут иметь несколько сотрудников. Это удобно в случаях замещения функций, в том числе на время болезни, командировки, отпуска. Но соблюдение тайны становится предметом коллективной ответственности, что гораздо труднее проконтролировать. Более того, тайна личного ключа автоматически нарушается в случае увольнения любого из сотрудников, имевших к нему доступ – нет гарантии, что он не унес с собой копию. Это значит, что соответствующий открытый ключ должен быть немедленно отозван – и тут уже не взирая на финансовые затраты.
Даже если личный ключ хранится и применяется правильно, срок действия сертификата на парный к нему открытый ключ всегда ограничен. Это объясняется стойкостью криптоалгоритмов: любой код фиксированной длины можно рано или поздно подобрать. Если срок действия истек, это фактически означает, что вероятность подбора личного ключа за время, прошедшее с момента его выработки, достигла неприемлемо высокого значения.
Что означают истечение срока действия открытого ключа или его досрочный отзыв с точки зрения достоверности документов, ранее подписанных личным ключом? Их правовой статус становится двусмысленным. Принцип тотального недоверия, лежащий в основе упований на ЭЦП, в данном случае обращается сам против себя. Если личный ключ подобран или попал в чужие руки, то с его помощью потенциальный злоумышленник может подделать любой, в том числе и ранее подписанный этим ключом документ.
Именно поэтому процедура проверки ЭЦП, гарантирующая подлинность документа, столь сложна и требует столь дорогостоящей инфраструктуры. Необходимо не просто проверить целостность документа с помощью его контрольной суммы (дайджеста), зашифрованной в ЭЦП. Надо еще убедиться, что применяющаяся при этом пара ключей действительно принадлежит тому, кто значится автором документа. Подтверждение содержит сертификат открытого ключа – электронный документ, заверенный ЭЦП удостоверяющего центра. Но ЭЦП на сертификате тоже нужно проверить, чтобы убедиться в компетенции удостоверяющего центра. Для этого нужен сертификат его собственного ключа, выданный в корневом удостоверяющем центре, где данный центр прошел аккредитацию. Соответственно, ключ корневого центра тоже заверен сертификатом, выданным им же (такой сертификат считается «самоподписанным»). Затем нужно проверить, не истек ли срок действия всех сертификатов. И, наконец, проверяющий должен убедиться, что сертификаты не были отозваны досрочно. Для этого он вынужден при каждой проверке ЭЦП сверяться со списками отозванных сертификатов, которые публикуют удостоверяющие центры, для чего требуется, как минимум, доступ к соответствующим сайтам.
Если хотя бы один из этих шагов пропущен, подлинность документа нельзя считать доказанной. Но насколько правомочны результаты проверки, если исполнитель просто нажимает на кнопку, не понимая смысла проводимой компьютером процедуры? Если же в процессе проверки выясняется, что один из цепочки ключей был отозван, ситуация становится еще более неясной. Доказательством подлинности в этом случае может служить лишь сопутствующее обстоятельство – например, факт регистрации документа в СЭД адресата ранее даты отзыва ключа. При этом владелец СЭД должен взять на себя ответственность за то, что документ не был сфальсифицирован уже в процессе его оперативного хранения – ведь неизвестно, в чьи руки мог попасть скомпрометированный ключ.
Отметим, что использованная в Законе «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» трактовка понятия «подлинность» допускает наследование подлинности по своеобразной эстафете: от создателя к получателю, а затем к хранителю. В законе утверждается, что документ должен быть подписан действительной ЭЦП, но не оговаривается, что это обязательно должна быть ЭЦП автора документа. Если организация уверена в надежности своей системы хранения, ее представитель может подтвердить подлинность документа, переподписав его своим личным ключом. Но в итоге мы получаем примерно ту же ситуацию, что и с менее безопасными аналогами собственноручной подписи: система становится работоспособной только при некотором уровне доверия между участниками.
Примеры эффективных систем документооборота, основанных на применении ЭЦП, имеются. Среди них – система передачи данных персонифицированного учета в Фонд социальной защиты населения, системы налогового и таможенного декларирования, «Клиент – Банк», «Клиент – Казначейство» и т.п. Но в каждой из них имеется свой, общий для всех участников удостоверяющий центр, который контролируется владельцем системы. Он же обеспечивает учет участников взаимодействия, что делает излишним запрос к списку отозванных сертификатов при каждой проверке.
Документооборот органов государственного управления строится по иной схеме: все взаимодействуют со всеми. Тут требуется качественно иной уровень инфраструктуры открытых ключей, которая позволяла бы проверять ЭЦП абонентов разных, не подчиненных друг другу удостоверяющих центров. Это пока остается камнем преткновения.
Вывод: неудовлетворительное состояние электронного документооборота в стране в значительной, если не в решающей степени определяется неоправданным представлением о том, что проблема решается за счет повсеместного применения ЭЦП и создания необходимой для этого инфраструктуры. В ожидании такой инфраструктуры не реализуются те варианты, которые могут быть задействованы уже сейчас, в рамках действующей нормативной базы и при нынешнем уровне технической оснащенности.
Каждая организация, имеющая компьютерную оргтехнику и доступ в интернет, уже сегодня может создавать юридически правомочные документы в электронном виде, применяя заранее оговоренные с адресатом аналоги собственноручной подписи. Оптимальным представляется решение, требующее минимального изменения существующей практики: текст документа распечатывается на бланке, подписывается и при необходимости снабжается оттиском печати, а затем сканируется и сохраняется как файл в формате PDF, защищенный от редактирования паролем. От распространенной практики создания электронных копий этот способ отличается тем, что оригиналом будет являться именно электронный файл, а моментом его создания – не подписание бумажного прототипа, а ввод пароля, запрещающего редактирование.
После этого прототип можно уничтожать, а документ в электронном виде регистрировать в СЭД (при ее наличии) или в электронном аналоге традиционного журнала, тиражировать и рассылать. Если документ внутренний, он рассылается средствами СЭД, а при ее отсутствии – по локальной сети. По исполнении эталонный экземпляр помещается систему оперативного хранения СЭД или в электронное дело, физически представляющее собой директорию на диске определенного компьютера в сети. Если документ исходящий, он может быть отправлен с официального адреса организации либо по обычной электронной почте, либо по защищенной почте госорганов Mailgov (при этом он на стадии пересылки дополнительно заверяется ЭЦП самой системы, точнее – ее оператора), либо по системе межведомственного документооборота (СМДО). В последнем случае перед отправкой осуществляется дополнительное подписание ЭЦП уполномоченного лица на модуле СМДО, установленном в данной организации. Выработку ЭЦП в системе Mailgovили СМДО следует расценивать не как подписание собственно документа, а скорее как аналог помещения письма в конверт с сургучной печатью.
Несомненным достоинством второй версии СМДО является наличие стандартизованного формата пересылаемого сообщения, что позволяет пересылать вместе с документом регистрационно-контрольную карточку (РКК), созданную при регистрации в СЭД отправителя, а затем импортировать ее в СЭД получателя. Это позволяет избежать повторного ввода таких реквизитов, как исходящий номер, дата, наименование. Но чтобы эта возможность реализовалась, необходима доработка существующих СЭД. Пока же организации, имеющие СЭД, вынуждены создавать РКК дважды: при регистрации и при отправке (прямой импорт возможен только для системы «Канцлер»).
В другом аспекте вторая версия СМДО проигрывает первой: она не предусматривает подписание ЭЦП всего пересылаемого сообщения, включая содержащиеся в РКК метаданные. Это несомненное ухудшение функциональности является следствием ошибочной установки на то, что подписываться ЭЦП непременно должен исходный документ. При дальнейшей доработке СМДО желательно вернуться к варианту подписания, реализованному в первой версии, т.е. к аналогу конверта с печатью.
Для того, чтобы файл, содержащий изображение собственноручной подписи, защищенный от редактирования и отправленный с официального адреса электронной почты, признавался юридически правомочным документом, достаточно оговорить это в локальном нормативном акте владельца почтовой системы и потребовать, чтобы все пользователи при регистрации письменно выражали согласие с такой формой удостоверения. В соответствии со ст. 161 Гражданского кодекса, это будет являться соглашением сторон. Это, разумеется, не исключает возможность подписания ЭЦП в момент создания документа, если есть такая необходимость.
Обработку и исполнение входящих документов организации могут осуществлять в собственных СЭД или иным приемлемым для них способом. Желательно только избежать неоправданного создания бумажных копий. В любом случае на хранение должен передаваться электронный оригинал.
Что касается собственно архивного хранения, то все связанные с ним принципиальные вопросы отражены в нормативных актах. На переходном этапе, пока архивы организаций не прошли соответствующую модернизацию, рекомендуемым решением является депозитарное хранение в архиве электронных документов БелНИЦЭД или иной организации, способной оказывать такие услуги. Если на хранение передается электронный документ с ЭЦП, то его подлинность необходимо подтвердить в момент передачи. В дальнейшем архив должен обеспечивать целостность документа, что обеспечивается сочетанием технических и организационных мер. Среди них можно указать фиксацию документа на носителе однократной записи, закрепление его контрольной характеристики в сопутствующем бумажном документе (удостоверяющем листе), переподписание ЭЦП архива. Аналогичные меры применимы и к документам в электронном виде, не имеющим ЭЦП. Информация о содержании таких документов, официально выдаваемая архивом, будет обладать полной юридической силой, что уже имеет прецеденты в практике БелНИЦЭД.
[1] Системы, обеспечивающие хранение документов в электронном виде, нередко называют «электронными архивами», что не совсем точно. Согласно Закону «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», под архивом понимается не информационная система и не совокупность документов, а исключительно «организация или структурное подразделение организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов».
[2] Барталевич О., Андреев К. Мониторинг электронного документооборота в организациях системы Министерства юстиции Республики Беларусь // Архивы и делопроизводство. 2013. № 1. С. 37–44.