Внедрение электронного документооборота в государственном управлении Республики Беларусь (2013)

Переход на электронный документооборот оказался сложной задачей. На состоявшейся в Минске в 2007 г. конференции «Электронный документооборот: проблемы и пути их решения» один из крупных специалистов по информационным технологиям констатировал, что перспективы такого перехода обсуждаются уже лет 15. За это время были успешно решены другие, внешне более масштабные задачи в сфере информатизации, а тут особого продвижения нет. Со времени конференции успело пройти еще шесть лет, прежде чем те слова начали, наконец, утрачивать свою актуальность.

Все эти годы я не раз убеждался, что основные препятствия лежат не в технической, а в организационной и психологической сфере. Как правило, все начинается с попыток автоматизировать традиционную, исторически сложившуюся практику работы с документами. Такие попытки оказываются неэффективными, в лучшем случае – дают не совсем тот эффект, на который рассчитывали их инициаторы. Но в их ходе накапливается понимание: необходимо существенно изменить общие подходы к документированию управленческой деятельности и к информационному взаимодействию между ее субъектами.

Проблема осложняется фактором, который в теории управления с долей юмора именуют «законом Паркинсона»: если человек успешно справляется со своими обязанностями, его выдвигают на более ответственную должность, в которой он поначалу не очень компетентен. Если он и там начинает успешно справляться, его ждет новое повышение, если нет – он уходит в другую сферу деятельности или навсегда остается на достигнутом уровне некомпетентности. Действительно, много раз приходилось наблюдать, как люди, участвующие в создании и внедрении систем электронного документооборота (СЭД), начинают по настоящему разбираться в проблеме как раз к тому моменту, как переходят на новую работу. На смену им приходят другие – и все начинается сначала.

И все же накопление коллективного опыта происходит. Поначалу впечатляющую некомпетентность в архивной и документоведческой проблематике демонстрировали разработчики программных комплексов СЭД. Не раз мне доводилось слышать от них безапелляционные заявления о том, что их программный продукт поддерживает «весь жизненный цикл документа от создания до исполнения», или о том, что в системе имеется «электронный архив». Понемногу разработчики усвоили, что жизненный цикл документов исполнением или списанием в дело отнюдь не завершается – остается еще, как минимум, стадия оперативного хранения и необходимость передавать часть документов на архивное хранение. Также достигнуто понимание, что под громким именем «электронного архива» в их продуктах подразумевается как раз подсистема оперативного хранения, и не более. В последние годы на различных совещаниях и заседаниях рабочих групп по внедрению электронного документооборота архивисты и разработчики систем, как правило, занимают единую позицию, и это отрадно.

«Достаточный уровень некомпетентности» при этом сместился в категорию системных интеграторов и лиц, ответственных за принятие решений на уровне органов государственного управления. Здесь пока еще до общего понимания далеко, и равноценная замена тем, кто такого понимания достиг, находится редко.

Внедрение систем электронного документооборота в некоторых министерствах и крупных государственных организациях стало заметным явлением на рубеже XXIвека. Тогда же появились и первые системы, обеспечивающие информационное взаимодействие между несколькими организациями в форме обмена электронными документами. Все они строились на идеологии закрытых корпоративных систем с фиксированным числом участников и единым управляющим центром.

Первыми успешными примерами стали электронная система межбанковских расчетов, внедренная в 2000 г., и система передачи данных персонифицированного учета из субъектов хозяйствования в Фонд социальной защиты населения, внедренная в 2003 г. В обоих случаях объектом обмена был электронный документ, соответствовавший требованиям Закона Республики Беларусь «Об электронном документе» от 10 января 2000 г. и имеющий равный правовой статус с бумажным документом. Затем появились системы, обеспечивающие осуществление в электронной форме налогового и таможенного декларирования, целый ряд других ведомственных проектов.

При этом вопросы взаимной совместимости ведомственных систем оставались на периферии внимания. Первая попытка перевести их в практическую плоскость была предпринята в рамках реализации Государственной программы информатизации Республики Беларусь на 2003–2005 годы и на перспективу до 2010 года «Электронная Беларусь». Еще на первой стадии этой программы, в 2004 г. Белорусским научно-исследовательским центром электронной документации (БелНИЦЭД) с участием ряда других организаций были разработаны «Типовые проектные решения автоматизированной системы документооборота для государственных органов». В них предлагался единый формат информационного сообщения, которым могли бы обмениваться взаимодействующие системы. Из этого, однако, вытекала необходимость доработки существующих СЭД в части их способности генерировать и принимать сообщения в данном формате. Похоже, именно это в тот момент послужило основным камнем преткновения.

В рамках этого же проекта специалисты Государственного центра безопасности информации при Президенте Республики Беларусь впервые четко обосновали необходимость создания общегосударственной инфраструктуры открытых ключей, что также предполагало необходимость значительных затрат.

После завершения этого проекта, в декабре 2004 г. тогдашним органом государственного управления в сфере архивного дела – Комитетом по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив, в 2006 г. он был преобразован в Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь) было направлено в Совет Министров письмо «О реализации «Типовых  проектных решений  автоматизированной системы документооборота». Оно содержало перечень из семи мероприятий, которые предлагалось реализовать для того, чтобы межведомственный электронный документооборот стал реальностью уже в ближайшие годы.

Среди этих мероприятий предлагалось, в частности, создать инфраструктуру открытых ключей системы межведомственного электронного документооборота, разработать Государственный стандарт на формат представления параметров алгоритма электронной цифровой подписи и привести форматы сертификата открытого ключа в соответствие с международными стандартами, а также разработать проект нормативного правового документа, регламентирующего порядок функционирования системы межведомственного электронного документооборота государственных органов. Обращалось внимание на важность реализации трех проектов, уже имевшихся в программе «Электронная Беларусь»:

пункт 11 «Создать систему электронной почты для государственных органов на основе использования электронной цифровой подписи»;

пункт 17 «Разработать и создать на базе стандартизированных форм документов типовую технологию ведения информационного хранилища в государственных органах»;

пункт 94 «Разработать нормативную правовую и аппаратно-программную базу центра сертификации открытых ключей подписи системы электронного документооборота государственных органов».

Кроме того, предлагалось в рамках пункта 2 программы «Электронная Беларусь» («Создать общегосударственную автоматизированную информационную систему, обеспечивающую повышение эффективности функционирования государственных органов») разработать информационные ресурсы (справочники, классификаторы и др.), обеспечивающие унификацию  информационного взаимодействия государственных органов в соответствии с типовыми проектными решениями, и разместить их на государственном портале общегосударственной автоматизированной информационной системы (ОАИС). Еще предлагалось включить в программу новый проект  «Модернизировать автоматизированную информационную систему государственного архива электронных документов с учетом требований межведомственного электронного документооборота».

Тем самым в 2004 г. были обозначены четыре приоритетных направления, без решительного прогресса в которых переход на электронный документооборот в масштабах государства невозможен. В сжатом виде их можно сформулировать так:

1. Создание единой транспортной сети на основе единого формата информационного взаимодействия между ведомственными СЭД, их доработка для возможности поддерживать этот формат.

2. Создание общегосударственной инфраструктуры открытых ключей, соответствующей международным стандартам.

3. Наличие в общегосударственной информационной системе единых информационных ресурсов (справочники, классификаторы и др.), непосредственно доступных всем участникам взаимодействия.

4. Создание единой системы архивного хранения электронных документов, включающей сеть ведомственных и хотя бы один государственный архив.

Я и сейчас считаю, что полная реализация этих предложений позволила бы иметь в Беларуси некий праобраз общегосударственной системы электронного документооборота уже к 2007 году – как раз тогда, когда на конференции в Минске прозвучали слова эксперта, с которых я начал эту статью.

Реакции Совета Министров на предложения Белкомархива не последовало, никакого решения на государственном уровне принято не было. В дальнейшем движения в каждом из обозначенных направлений осуществлялись разрозненно, без системной координации, а иногда и надолго замирали. Рассмотрим состояние дел в каждом из этих направлений.

1. Создание транспортной сети на основе единого формата взаимодействия.

Задание программы «Электронная Беларусь» под пунктом 11 было реализовано ОАО «АГАТ – системы управления» в форме защищенной системы электронной почты для государственных органов и организаций «Mailgov», которая была поэтапно введена в эксплуатацию в течение 2007 г. Но ожидаемого эффекта это не дало, в том числе и потому, что никакие средства взаимодействия на уровне СЭД не предусматривались. В рамках обследования, проведенного специалистами ЗАО «Центр электронного документооборота», первая очередь этой системы в начале 2007 г. использовалась для доставки лишь 1,5% документов, зарегистрированных службами ДОУ 29 опрошенных государственных органов. Принципиальных перемен после внедрения второй очереди в конце 2007 г. не произошло.

В результате в новой версии программы «Электронная Беларусь», принятой в 2008 г., появилось задание №49: «Создать первую очередь системы межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Беларусь» на базе ППП «Канцлер» в 2008–2010 гг.», которое и было реализовано СП ЗАО «Международный деловой альянс» (IBA). Первая очередь системы, для обозначения которой утвердилась аббревиатура СМДО, была введена в эксплуатацию с 1 января 2011 г. на базе ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь и обеспечивала обмен документами (фактически – заверенными ЭЦП электронными копиями бумажных документов) между 77 государственными органами и организациями.

Вторая очередь СМДО, обеспечивающая возможность обмена полноценными электронными документами, разработана также СП ЗАО «Международный деловой альянс» в рамках исполнения подпрограммы «Электронное правительство» Национальной программы ускоренного развития услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий на 2011-2015 годы и в конце 2012 г. внедрена в промышленную эксплуатацию в 117 государственных органах и организациях. Вопрос ее взаимодействия с локальными СЭД, созданными на основе иных, чем «Канцлер», программных продуктов, на тот момент решен не был.

2. Создание общегосударственной инфраструктуры открытых ключей.

Пункт 94 программы «Электронная Беларусь» выполнен не был. При корректировке программы он появился вновь в качестве пункта 97, в следующей редакции: «Разработать программно-аппаратную платформу республиканского удостоверяющего центра инфраструктуры открытых ключей» со сроком исполнения 2006–2008 гг. Как видим, цель проекта была сужена, о системе электронного документооборота государственных органов в нем уже не упоминалось. Заказчиком проекта являлся Оперативно-аналитический центр при Президенте Республики Беларусь (ОАЦ, так с апреля 2008 г. именуется бывший Государственный центр безопасности информации).

Тем временем определенные шаги были предприняты на ведомственном уровне – в системе Национального банка Республики Беларусь. Постановлением Совета директоров Национального банка от 19 октября 2006 № 281 была утверждена «Концепция создания банковской инфраструктуры открытых ключей». В ней была заявлена принципиальная позиция основывать инфраструктуру открытых ключей на применении открытых, стандартизированных, опубликованных и хорошо изученных алгоритмов, изложенных в соответствующих международных стандартах, таких как стандарт X.509 v3 для сертификатов и стандарт X.509 v2 для списков отозванных сертификатов.

В концепции отмечалось, что в своей деятельности банки и банковская система в целом находятся в тесном взаимодействии с органами государственного управления и контролирующими органами Республики Беларусь, такими как Министерство финансов, Министерство по налогам и сборам, Комитет государственного контроля, Государственный таможенный комитет и другими. Было заявлено, что эти организации будут являться участниками банковской инфраструктуры открытых ключей в рамках единой системы электронного документооборота, что изначально выглядело паллиативом в отсутствие более системных решений.

Действия по созданию общегосударственной инфраструктуры активизировались после принятия нового Закона Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» от 28 декабря 2009 г., опубликованного в начале января 2010 года и вступавшего в силу через год после публикации. Законом предусмотрена Государственная система управления открытыми ключами (далее – ГосСУОК), представляющая собой систему взаимосвязанных и аккредитованных в ней удостоверяющих и регистрационных центров.

В соответствии с утвержденным 20 февраля 2010 г. Советом Министров планом мер по выполнению поручений, изложенных в статье 32 Закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», было принято совместное постановление Совета Министров и Национального банка Республики Беларусь от 19 июля 2010 г. № 1077/8 «Об утверждении Положения о порядке функционирования Государственной системы управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь».

Полномочия по регулированию отношений в сфере функционирования ГосСУОК были возложены на Национальный банк. Была создана автоматизированная система корневого удостоверяющего центра, проведена ее опытная эксплуатация, которая подтвердила техническую проблему функционального взаимодействия существующих удостоверяющих центров и невозможность признания сертификатов открытых ключей, изданных различными ведомственными удостоверяющими центрами без доработки программного обеспечения самих удостоверяющих центров и использующихся в них средств электронной цифровой подписи. Национальным банком была проведена работа по разработке технических нормативных правовых актов, которые позволили унифицировать технические и программные решения, применяемые в ГосСУОК.

В итоге ввод ГосСУОК в действие, намеченный на 2011 г., так и не состоялся. Ситуация усложнялась тем, что полномочия Национального банка на практике пересекались с полномочиями ОАЦ. Это привело к довольно резкой смене курса: Указом Президента Республики Беларусь от 8 ноября 2011 г. № 515 «О некоторых вопросах развития информационного общества в Республике Беларусь» всеполномочия по регулированию отношений в сфере функционирования ГосСУОК были переданы ОАЦ.

За этим последовалприказ ОАЦ от 16 октября 2012 г. № 79 «О некоторых вопросах функционирования Государственной системы управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь», которым были утверждены новое «Положение о Государственной системе управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь», а также «Концепция развития Государственной системы управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь» (Концепция развития ГосСУОК) и «Положение о Межведомственном консультативном совете по развитию Государственной системы управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь». Смена полномочий была закреплена и соответствующими поправками в Закон Республики Беларусь ««Об электронном документе и электронной цифровой подписи», внесенными Законом Республики Беларусь от 20 мая 2013 г. № 27-З.

В Концепции развития ГосСУОК отмечались тенденции, сложившиеся в стране к 2012 г. в части применения электронной цифровой подписи и развития услуг удостоверяющих центров. Среди прочего отмечалось:

государственные органы и организации используют электронную цифровую подпись и создают ведомственные удостоверяющие центры для распространения открытых ключей в основном во внутреннем электронном документообороте (например, Аппарат Совета Министров Республики Беларусь, Министерство связи и информатизации, Министерство иностранных дел);

государственные органы и организации создают удостоверяющие центры для предоставления государственных электронных услуг организациям и гражданам. При этом указанные удостоверяющие центры предназначены только для предоставления услуг данным государственным органом (например, Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты, Государственный таможенный комитет).

Другими словами, общегосударственная система так и не сложилась. Сейчас предполагается, что ее удастся ввести в действие к началу 2014 г., но особой уверенности в соблюдении этого срока нет.

Нерешенным остается и вопрос о соответствии структуры ЭЦП международным стандартам. Даже в решении, предлагавшемся в 2004 г., речь шла только о стандартной структуре сертификата открытого ключа. Это объясняется своеобразием нормативно-правовой базы Республики Беларусь в отношении электронных подписей. В нашей стране регламентированы требования к программным средствам выработки и проверки таких подписей (в Законе «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» они определены как средства ЭЦП), при отсутствии требований к структуре самой ЭЦП. Между тем в мировой практике доминирует иной подход: регламентация требований к электронной подписи в форме международных стандартов CAdES, XAdES, PAdES либо ISO14533-1:2012 CAdES «Процессы, элементы данных и документы в торговле, промышленности и управлении – Долгосрочные профили подписей – Часть 1: Долгосрочные профили подписей для усовершенствованных электронных подписей CMS», ISO14533-2:2012 XAdES «Процессы, элементы данных и документы в торговле, промышленности и управлении – Долгосрочные профили подписей – Часть 2: Долгосрочные профили подписей для усовершенствованных электронных подписей XML». При этом допускается применять любые программные средства, создающие электронные подписи в соответствии со стандартами.В частности, подписи XАdES поддерживаются всеми приложениями MS Office 2010 и выше.

Применение указанных стандартов предполагает также практику проставления штампов (меток) времени, проставляемых третьей доверенной стороной, что позволяет точно зафиксировать момент подписания документа. В нашей стране такая возможность на государственном уровне пока не реализована и даже не обозначена ни в одном из нормативных актов, хотя на корпоративном уровне проставление меток времени уже реализуется. В частности, такую функцию поддерживает информационная система Белорусской железной дороги.

Не увенчалась успехом попытка ввести национальный стандарт на ЭЦП. Он был доведен до уровня предстандарта СТБ П 34.101.25-2008 «Информационные технологии. Стандарт электронной цифровой подписи», введенного на двухлетний срок с 1 января 2009 г. Когда этот срок истек, предложений о переводе этого документа в ранг Государственного стандарта не последовало, и он просто прекратил действие.

Представляется, что перехода на международные стандарты электронной подписи нашей стране не избежать. Это лишь вопрос времени.

3. Создание единой системы информационных ресурсов

Проект программы «Электронная Беларусь», предусматривавший создание общегосударственной автоматизированной информационной системы (ОАИС), формально был успешно выполнен, но это мало что дало для целей межведомственного электронного документооборота. Система разработана в рамках проектов № 2 (разработчик – УП «НИИСА») и № 12-1 (разработчик – НИРУП «ИППС») программы «Электронная Беларусь» и функционирует с 2011 г. на основе «Положения об общегосударственной автоматизированной информационной системе», утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 9 августа 2011 г. № 1074 «Об оказании электронных услуг и реализации государственных функций в электронном виде посредством общегосударственной автоматизированной информационной системы».

Одной из функций ОАИС является интеграция государственных информационных ресурсов и доступ в установленном порядке субъектов информационных отношений к информации, содержащейся в них. На сегодняшний день ОАИС охватывает комплекс государственных информационных ресурсов, отраслевых по принципу формирования, но необходимых различным ведомствам для исполнения их функций. Доступ к системе для органов государственного управления, государственных и иных организаций организован на интранет-портале ОАИС, доступном исключительно в рамках выделенной сети передачи данных, не являющейся составной частью сети связи общего доступа.

Доступ к информации с помощью ОАИС дополнительно регламентируется двумя постановлениями Совета Министров. Постановление от 10 февраля 2012 г. № 138 определяет перечень 24 базовых электронных услуг, предоставление которых должно, по мере реализации соответствующего плана, обеспечиваться через открытый интернет-портал электронных услуг. Все остальные услуги реализуются в форме запросов, которые система переадресует владельцам соответствующих информационных ресурсов. Перечень услуг, оказываемых безвозмездно, определен постановлением Совета Министров от 31мая 2012 № 509.Иная информация предоставляется на условиях, определяемых владельцами ресурсов.

Предложение Белкомархива от 2004 г. включить в создаваемую ОАИС ряд справочников, открытых для взаимодействия со службами ДОУ, не было учтено и, по-моему, вообще не рассматривалось. Из имеющихся ресурсов, которые были бы полезными в процессе обмена электронными документами между ведомствами, интерес представляет, в частности, Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (ЕГР), ведение которого обеспечивает Министерство юстиции. По идее именно из него должна браться верифицированная информация об участниках информационного взаимодействия СМДО. Но выдача информации из данного ресурса осуществляется на платной основе. На практике это означает, что перечень абонентов СМДО в обозримом будущем будет вестись автономно от ЕГР. Все другие справочники, необходимые участникам электронного документооборота, предстоит разработать Республиканскому унитарному предприятию «Национальный центр электронных услуг» (НЦЭУ), которое создано 19 марта 2012 г. в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 8 ноября 2011 г. № 515 и на которое возложена функция оператора СМДО.

4. Создание единой системы архивного хранения

Вопрос архивного хранения документов, циркулирующих в системах электронного документооборота, также решается пока на локальном уровне. Задание 17 программы «Электронная Беларусь», предусматривавшее создание типовой технологии ведения информационного хранилища в государственных органах, выполнено не было и при редактировании программы больше не упоминалось даже в измененной форме. Структуры, внедрившие у себя корпоративные системы документооборота, создавали архивы электронных документов самостоятельно и независимо друг от друга. Первым успешным примером можно считать Центральный архив межбанковских расчетов. Окончательная версия его информационной системы внедрена на базе продукта компании «СофтКлуб» специалистами Расчетного центра Национального банка Республики Беларусь в начале 2009 г. При этом данный архив в его нынешней реализации предназначен для документов с небольшими сроками хранения. Первым архивом организации, обеспечивающим длительное (до 75 лет) хранение электронных документов, является архив электронных документов и информационных ресурсов Фонда социальной защиты населения, введенный в эксплуатацию в конце 2010 г. Его информационная система разработана компанией «Новаком Групп».

Обращает на себя внимание значительный разрыв, допущенный в обоих случаях между сроками внедрения систем электронного документооборота и систем полноценного архивного хранения. Он составил в первом случае 9, во втором – 7 лет. Это говорит о прямом игнорировании управленцами требований Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения», который предписывает определять архивные решения на стадии проектирования системы, в которой будут создаваться и обращаться электронные документы.

Информационные системы, разработанные компанией «СофтКлуб» для архивов банковской сферы и компанией «Новаком Групп» для архива Фонда социальной защиты населения соответствуют всем архивным требованиям и в принципе позволяют создать тиражируемые программные продукты. Они вызывают интерес у представителей госструктур, но в целом создание сети архивов организаций, способных обеспечивать временное хранение электронных документов, находится в зачаточной стадии.

Что касается модернизации информационной системы архива электронных документов БелНИЦЭД, обеспечивающего постоянное хранение электронных документов, то предложение о включении данного проекта в программу «Электронная Беларусь» также не имело результата. В конце концов этот проект был включен в Государственную программу «Архивы Беларуси» на 2011–2015 годы, утвержденную постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15 сентября 2010 г. № 1322. Предполагалось начать реализацию проекта в 2013 г. Теперь его начало перенесено на 2014 г. При этом пока не ясно, будет ли обеспечено финансирование проекта в запланированном объеме. Между тем только он позволит замкнуть систему архивного хранения электронных документов, поскольку ныне действующая АИС архива ЭД БелНИЦЭД вводилась в эксплуатацию в 2000 г. и потому не может поддерживать взаимодействие с более современными системами.

Последние решения

В самое последнее время на государственном уровне был принят ряд решений, касающихся перехода на электронный документооборот. Они изложены в Указе Президента Республики Беларусь от 4 апреля 2013 г. № 157 «О внесении изменений и дополнений в некоторые указы Президента Республики Беларусь». В нем было впервые введено на законодательном уровне понятие ведомственной системы электронного документооборота, под которой понимается автоматизированная информационная система в государственном органе или иной организации, обеспечивающая обмен документами без использования бумажных носителей с применением электронной цифровой подписи и включающая программно-технические средства, используемые для создания, обработки, хранения, передачи и защиты электронных документов.

В соответствии с данным Указом ведомственные СЭД должны взаимодействовать с СМДО с применением формата обмена данными, сформированного НЦЭУ. Формат информационного сообщения для взаимодействия и передачи документов между системами электронного документооборота был разработан на основе российского ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» и утвержден 20 июня 2013 г. приказом директора НЦЭУ. Технические характеристики формата в соответствии с Указом № 157 размещены на информационном сайте НЦЭУ.

Указ также предписывает, что все ведомственные СЭД должны быть доработаны с целью обеспечить возможность формирования и обработки информационных сообщений на основе этого формата. Реализация этого требования уже началась и к концу 2013 г должна быть завершена. Кроме того, все органы государственного управления должны обеспечить приобретение (разработку, модернизацию) ведомственных СЭД, поддерживающих взаимодействие с СМДО, к началу 2015 г., а иные государственные организации – к началу 2016 г., а также принять меры, обеспечивающие поэтапное сокращение к 2016 году количества документов на бумажных носителях.

При этом архивная служба Беларуси, как и коллеги из России и Украины, рекомендует придерживаться общего принципа: начинать поэтапный перевод в электронную форму документов временных (до 10 лет) сроков хранения, лишь по мере накопления опыта переходя к более длительным срокам, и лишь на завершающем этапе – к документам постоянного хранения. В то же время этот принцип не всегда можно реализовать на практике. Уже сегодня некоторые виды документов постоянного хранения создаются в отдельных организациях только в электронном виде.

Во исполнение Указа № 157 приказом ОАЦ от 27.05.2013 № 33 утверждена  «Инструкции о порядке взаимодействия ведомственных систем электронного документооборота с системой межведомственного электронного документооборота государственных органов», которая охватывает организационные, но не технические аспекты взаимодействия. Не создан пока и регламент СМДО.

Таким образом, большинство решений, предлагавшихся специалистами уже в начале 2000-х гг., были интеллектуально освоены сферой государственного управления на протяжении примерно 10 лет и так или иначе нашли закрепление в нормативных актах. Это позволяет надеяться, что остающиеся проблемы будут в конце концов преодолены и ждать полноценного электронного документооборота осталось недолго.