Система открытого доступа к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь (2015)

Система открытого доступа к документам

Национального архивного фонда Республики Беларусь

В октябре 2014 г. в архивной отрасли Беларуси произошло важное событие: завершено задание государственной программы «Архивы Беларуси» по созданию Системы открытого доступа к документам Национального архивного фонда (СОДД НАФ). Целью этого проекта является обеспечение доступа широкого круга пользователей к информации государственных архивов Республики Беларусь на базе современных информационных технологий, с учетом стандартизированных подходов к такому доступу мирового архивного сообщества.

В настоящее время во всех государственных архивах Республики Беларусь внедрена информационная система «АИС архива», а в органах управления архивным делом – «АИС сводная», о которых не раз писалось в журнале «Архивы и делопроизводство». Они предназначены для автоматизации труда архивистов, включая ведение учета документов, хранящихся в архивах, и введение архивных описаний в общую базу данных. В то же время пользователи не имели доступа к этой информации и вынуждены были работать в читальных залах с бумажными версиями путеводителей и описей. Правда, в 2012 г. Белорусским научно-исследовательским центром электронной документации (БелНИЦЭД) была разработана технология для представления в сети Интернет Государственного фондового каталога, обеспечившая доступ пользователей к информации на уровне названий фондов и их аннотаций. Но этого явно недостаточно. Необходимо было обеспечить возможность доступа к информации на всех уровнях: описи, дела, отдельного документа, включая отсканированные изображения страниц.

Именно такая задача была предусмотрена пунктом 11 государственной программы «Архивы Беларуси» на 2011-2015 годы. СОДД НАФ должна была быть разработана по заказу Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь. Постановку задач и общую координацию работ по созданию системы обеспечивал БелНИЦЭД.

В ходе выполнения этого задания в 2012 году проведен открытый конкурс.  По результатам конкурса заключен договор с Научно-производственным государственным республиканским унитарным предприятием «Национальное кадастровое агентство» (НКА). Согласно договору  разработан технический проект СОДД НАФ.

Проект предусматривал построение системы в соответствии с требованиями международного стандарта ISO 14721:2003 «Открытая архивная информационная система – Справочная модель». Этим стандартом в последние годы пользуются разработчики всех современных архивных и библиотечных систем. На его основе построены информационные системы Национальных архивов Великобритании, Швейцарии, Нидерландов, Финляндии, Латвии и Эстонии, Британской Национальной библиотеки, Национальной библиотеки Нидерландов. Решение, предложенное специалистами НКА, уже реализовано в нашей стране в информационной системе ведения Единого государственного регистра недвижимого имущества Государственного комитета по имуществу Республики Беларусь.

В соответствии с международным стандартом, основой СОДД НАФ являются функциональные подсистемы «Ввод», «Хранилище» и «Вывод». Подсистема «Ввод» обеспечивает удаленное заполнение архива с помощью входных информационных пакетов (SIP), формируемых организациями-поставщиками и пересылаемых по каналам связи. Все пакеты после необходимой проверки помещаются в подсистему «Хранилище», которая обеспечивает идентификацию, учет и надежное хранение каждого элемента, включенного в SIP. Это могут быть как тексты документов или их отсканированные графические образы, так и все элементы архивного описания. Связь между хранилищем и пользователями обеспечивает подсистема «Вывод», которая формирует выходные информационные пакеты (DIP) и размещает их на открытом интернет-портале.

Вариант, предложенный для нашей архивной отрасли, предусматривал исполнение роли поставщиков государственными архивами, которые загружают в СОДД НАФ информацию, уже накопленную в «АИС архива». Формирование описаний  осуществляется в соответствии с белорусской версией международного стандарта архивного описания ISAD(G), принятой в 2006 году.

В 2013 году был проведен открытый конкурс на комплекс работ по реализации проекта. Неожиданно НКА, являвшееся исполнителем первого этапа, не смогло своевременно подать документы на конкурс. В результате победителем было признано Общество с ограниченной ответственностью «Лайт Вел Организейшн» (ЛВО), с которым и был заключен договор от 25 апреля 2013 г.

Весь комплект программного обеспечения создан и передан БелНИЦЭД. Следующим шагом должно стать внедрение системы в промышленную эксплуатацию. Как и задумывалось изначально, предполагается развернуть систему на площадях и оборудовании исполнителя – ЛВО. Это связано с тем, что промышленный вариант СОДД НАФ требует дорогостоящего серверного оборудования и системы управления базами данных «OracleDatabase 11g», сопровождение которых могут осуществлять только квалифицированные специалисты. Эксплуатацию планируется обеспечить на условиях аутсорсинга: архивная служба будет оплачивать весь комплекс услуг, предоставляемых ЛВО. На архивные учреждения при этом возлагается не менее ответственная задача: обеспечить заполнение СОДД НАФ качественной и максимально полной информацией.

Эта задача непроста в силу своей масштабности: помимо названий и аннотаций более 60 тыс. фондов, которые уже имеются в электронном виде, предстоит загрузить в систему все описи и, как минимум, заголовки 12,5 миллионов дел, а в дальнейшем – и их подокументное описание, не говоря уже о цифровых копиях наиболее ценных и часто используемых документов. Если же говорить о предоставлении электронных версий всех запрашиваемых дел, это означает ежегодное оцифровывание порядка 100 тыс. дел, или порядка миллиона листов.

Но любой большой путь начинается с первого шага. Таким шагом должно стать начало в 2015 г. промышленной эксплуатации СОДД НАФ. Для государственных архивов это означает начало плановой работы по формированию SIP-пакетов, их отправке в СОДД НАФ, внесению в необходимых случаях исправлений и уточнений, а также внесению дополнительных сведений, отсутствующих в «АИС архива».

Формирование SIP-пакетов осуществляется путем экспорта информации, предварительно внесенной в «АИС архива». Для этого служит специальный программный модуль, который будет установлен в каждом архиве. SIP-пакет представляет собой текстовый файл в формате XML, упакованный в ZIP-файл.  Он может содержать описания одного или нескольких фондов, для которых в «АИС архива» установлен признак разрешения выставления в Интернет, и входящих в них объектов на любом уровне, предусмотренном стандартом ISAD(G): описи (серии), дела, документа.

Далее архив должен воспользоваться функциональной подсистемой «Ввод», работающей через обычный интернет-браузер. Она позволяет выбрать готовые SIP-пакеты, предварительно сохраненные на жестком диске, и переслать их на сервер СОДД НАФ. Сервер автоматически проверит соответствие пакетов ряду формальных  требований и сформирует ответную квитанцию, подтверждающую получение пакета.

Далее в системе предусмотрена обязательная проверка каждого SIP-пакета компетентным специалистом – аудитором, который также работает через интернет-браузер. Он должен оценить качество пакета с профессиональной точки зрения: насколько грамотны описания, нет ли в них неточностей. Аудитор может одобрить или отклонить предложенный пакет, указав в соответствующем поле свои замечания.

Корректировать информацию можно только одним способом: сначала внести изменения в «АИС архива», затем сформировать новый SIP-пакет с уточенной информацией и заново загрузить его в систему. Этот же принцип действует и в случаях, когда нуждается в исправлении информация, уже доступная пользователям. Такой порядок позволяет обеспечить полное соответствие информации, содержащейся в «АИС архива», с той, которая представлена в СОДД НАФ. Таким же путем осуществляется загрузка в систему справочников с названиями и реквизитами архивов из «АИС сводная», установленной в Департаменте по архивам и делопроизводству.

Рис.1  Функциональная структура ФП «Ввод»

После того, как информация загружена в систему, можно с помощью той же подсистемы «Ввод» найти и просмотреть любое описание, а при необходимости – частично отредактировать его: вручную заполнить поля недостающих реквизитов. Для редактирования доступны те поля стандартного описания ISAD(G), которых нет в «АИС архива»: информация об обстоятельствах поступления в архив, порядке систематизации и истории хранения, физических параметрах документов и условиях доступа, наличии родственных объектов в других фондах и архивах и т.п. Если эти поля останутся незаполненными, они не будут включены в выходной пакет DIP и пользователь их не увидит.

На уровнях описей, дел и документов можно присоединять к описаниям отсканированные образы страниц – графические файлы в форматах pdf, tif, djvu, jpg, png, gif, предварительно помещенные в хранилище СОДД НАФ с помощью той же подпрограммы «Ввод» или иным способом (например, переданные из Фонда цифровых копий на съемных носителях). При этом для всех форматов, кроме pdf, автоматически формируется файл с уменьшенным изображением для предварительного просмотра («превью»). Можно присоединять и текстовые файлы в форматах pdf, doc, docx, xls, xlsx, содержащие, например, электронную версию описи или расчитанный текст отдельного документа. Для таких файлов можно сформировать графический просмотровый образ вручную и также загрузить его в систему, привязав к основному файлу. Если этого не сделать, файл будет отображаться стандартной «иконкой». Подсистема «Ввод» позволяет также удалять цифровые объекты из хранилища.

Функциональная подсистема «Хранилище» устанавливается на сервера СОДД НАФ (основной и резервный) и обеспечивает хранение архивных описаний, классификаторов и справочников, реестров пользователей, а также ведение журналов, в которых протоколируются действия пользователей.

Рис.2  Функциональная структура ФП «Хранилище»

Функциональная подсистема «Вывод» обеспечивает доступ к информации с помощью интернет-портала, на котором пользователи могут познакомиться с общей информацией о проекте, просматривать новости и самостоятельно осуществлять поиск в трех режимах.

Для быстрого поиска достаточно ввести в строку поиска на главной странице интересующее выражение, состоящее из одного или нескольких слов (терминов, имен и т.п.) и нажать кнопку «Найти». Поисковое выражение будет искаться в названиях и описаниях фондов всех архивов и во всех аннотациях на документы фондов, имеющихся в системе.

Более точные результаты поиска можно получить, используя дополнительные параметры расширенного поиска, предоставляемые на странице «Архивы».

Рис.3  Страница «Архивы» портала СОДД НАФ с окном расширенного поиска.

Расширенный поиск может осуществляться по фондам всех архивов, по группе архивов, по фондам одного архива. В окне результатов поиска представлен список всех архивов, по которым проводился поиск. Для каждого найденного соответствия указываются аббревиатура архива, архивный шифр и название объекта (фонда, описи, дела или документа), в названии или аннотации которого это совпадение найдено. Если у данного объекта имеется отсканированное изображение, об этом сообщает особая пиктограмма. Для каждого результата можно перейти к полному описанию объекта. Для описей, дел или документов, имеющих прикрепленные цифровые объекты, можно просмотреть отсканированные изображения. Можно также увидеть в выпадающем окне реквизиты архива, в котором хранится данное дело или документ.

Если соответствий не найдено или найдено слишком много, можно прямо со страницы с результатами поиска задать новое выражение, или отфильтровать результаты по номеру фонда, описи и/или дела, а также по дате или диапазону дат, или по наличию прикрепленных цифровых объектов.

Третий возможный способ – поиск по дереву фондов. Он дает общее представление о составе и содержании фондов государственных архивов. Для выбранного архива отображается количество фондов, описей и дел, описания которых загружены в систему (по мере заполнения архивистами базы данных описаний этот показатель будет увеличиваться), а также отображается полный список загруженных фондов. Для фондов, содержащих описания на нижележащих уровнях (описей, дел, документов), можно последовательно раскрыть каждый уровень и увидеть полный список описанных объектов. Как и при просмотре результатов поиска, по щелчку мышью осуществляется доступ к описанию интересующего объекта.

В структуре сайта предусмотрена страница «Исследуйте», предназначенная для перехода к тематическим выставкам и специализированным поисковым системам, служащим дополнением к СОДД НАФ. Ссылки на такие ресурсы будут появляться по мере их создания.

Программа «Администрирование веб-портала СОДД НАФ» позволяет обновлять новости, слайды, содержание страниц «О портале», «Помощь», «Контакты», «Как искать?», «Исследуйте». Данные функции доступны пользователю, зарегистрированному в качестве Оператора СОДД НАФ. В этом качестве может выступать Департамент по архивам и делопроизводству или БелНИЦЭД, или оба они одновременно. При необходимости эта же программа позволяет произвести смену и перерегистрацию Оператора.

Уполномоченный сотрудник Оператора выполняет также функции администратора подсистемы «Ввод»: регистрацию пользователей с правами поставщиков и аудиторов, загрузку справочников СОДД НАФ.

В своем нынешнем виде система позволяет формировать архивные описания для объектов всех уровней и обеспечивать доступ к ним для всех категорий пользователей. Что касается беспрепятственного доступа к файлам цифровых объектов, включая их закачку на компьютер пользователя, то он реализован только на уровне описей. На уровнях дел и документов пользователь может видеть лишь уменьшенные «превью» страниц. Чтобы получить документы в свое полное распоряжение, он должен либо заказать копию непосредственно в архиве, либо прийти в читальный зал.

Это связано с тем, что нынешняя версия СОДД НАФ не содержит каких-либо механизмов регистрации пользователей. Между тем правила работы архивов предписывают обеспечивать доступ к документам только для идентифицированных пользователей.

Возможность регистрации пользователей и, при необходимости, дистанционной оплаты ими услуг по изготовлению заверенных копий документов предполагается реализовать во второй очереди СОДД НАФ, разработка которой будет начат после того, как архивисты и пользователи освоятся с имеющимися возможностями, а в системе будет накоплено достаточное количество описаний.

Вячеслав Носевич, кандидат исторических наук, Директор БелНИЦЭД

Любовь Сигневич, зам. директора БелНИЦЭД по научной работе